Todo ambiente de trabalho, principalmente naquilo que tange a gestão de uma empresa e o gerenciamento de pessoas, corre o risco de encontrar problemas pelo caminho.
Na vida dentro de uma clínica ou consultório não é diferente.
Isso é normal, afinal, nosso dia a dia está sujeito a empecilhos, novas situações e problemas que, à priori, não tinham sido imaginados.
A diferença está em como você irá lidar com eles e como aproveitar para fazer disso, um aprendizado para o futuro da sua clínica ou consultório.
Neste post iremos relacionar os seis principais problemas que podem ocorrer dentro do seu ambiente de trabalho e como evitar que os mesmos se espalhem.
Mas, antes, é bom saber como evitar problemas ou situações mais complexas no dia a dia da sua clínica ou consultório.
Talvez com os passos a seguir, você nem precise se preocupar com o restante, desde que se tenha sempre um acompanhamento e uma manutenção.
Treine recepcionistas e assistentes
Uma tarefa pode parecer muito simples e até óbvia para você, enquanto administrador. Mas não é necessariamente assim que as outras pessoas contratadas podem ver.
Recepcionistas, secretárias(os), assistentes administrativos têm, em sua maioria, um background diferente ou estão iniciando no ramo.
Isto é, podem não estar acostumados ao ambiente de uma clínica ou consultório e, por isso, precisam aprender as nuances do novo trabalho.
Não significa dizer que você tenha que contratar funcionários com experiência naquele ramo e só. Longe disso! Até porque isso não ajudará neste ponto.
É só lembrar da criação familiar. Todo mundo foi criado por alguém, mas todo mundo tem perspectivas diferentes sobre diferentes assuntos.
Mesmo que seu funcionário já tenha experiência prévia, talvez o que ele aprendeu na outra clínica ou consultório não seja bom para você - mas pode acontecer de ser positivo.
Treine seus médicos
Apesar de serem os protagonistas de uma clínica ou consultório, os médicos também precisam se aperfeiçoar e ir muito além do conhecimento médico e biológico.
O corpo médico precisa estar atento em questões como empatia, simpatia, bem-estar, atendimento e, claro, tempo.
Ao mesmo tempo que ele precisa oferecer um atendimento atencioso, ele também necessita ser firme no diagnóstico, na prescrição de receitas etc...
E tudo isso sem ultrapassar o tempo ideal para uma consulta completa, satisfatória, agradável e, acima de tudo, que amenize ou resolva os problemas do paciente.
Faça reuniões
Não existe uma fórmula correta para dizer quantas reuniões você deve promover durante a semana ou o mês.
Pode ser que pequenas reuniões diárias sejam demais para sua equipe, mas pode ser que uma reunião mensal acabe não rendendo nada e fique meio perdida no calendário.
Um modelo que pode ser bem útil é realizar uma reunião no meio da semana (quarta, por exemplo) e uma geral - e com maior duração - uma vez ao mês.
Dessa forma, os problemas que começaram na semana podem ser evitados na segunda parte da semana. E a geral serviria para mostrar números e o balanço geral!
Apesar de fazer sentido no papel, é importante que você analise com seus próprios olhos e experiência o que irá funcionar para sua equipe.
Mas uma coisa é fato: reuniões ajudam na manutenção dos treinamentos que falamos anteriormente nos dois tópicos acima.
Faça feedbacks regularmente
Se é ruim para você não saber para onde está indo, se as coisas estão caminhando como deveriam ou não etc, também é incômodo para seu funcionário.
Os feedbacks funcionam como uma motivação e também como chances de melhoramento. Eles não devem ser vistos como "broncas" ou troca de críticas negativas.
Feedbacks são olhares e análises: você pode, sim, dizer que gosta do trabalho da pessoa e que, caminhando daquela maneira, os resultados vão surgir.
Da mesma forma que você pode dizer que tais e tais aspectos, como atrasos, apresentação ou organização precisam ser melhorados.
O feedback também é o momento em que há uma troca: se você analisou o funcionário, você deve abrir a porta para que ele te analise também.
Dessa forma, você pode saber onde está errando e melhorar para construir um ambiente de trabalho muito melhor e muito mais colaborativo.
Dentro do mesmo raciocínio, você também pode saber onde está acertando e melhorar ainda mais.
Quando o ambiente de trabalho está bom e os funcionários estão felizes, isso transparece claramente e até seus pacientes notam!
Como falamos logo no início, é comum que problemas venham a ocorrer dentro de uma clínica ou consultório. A diferença está em como lidar com isso e melhorar!
Listamos agora algumas das ocorrências mais comuns, mas que devem ser evitados ao extremo para que sua clínica ou consultório funcione plenamente.
1 - Não assumir erros
Já estamos ficando repetitivos, mas é importante salientar que problemas podem ocorrer. Tendo isso em mente, o que você não pode fazer é esconder o erro cometido.
Se um erro acontece e não é falado, vai ser impossível resolver. O pior é quando a falha acaba virando uma bola de neve e se torna mais complexo ou irreversível.
Não assumir erros também causa desconfiança e stress entre os funcionários e a administração.
É importante criar um ambiente em que as pessoas se sintam tranquilas em falar sobre os erros e se comprometer em resolvê-los.
2 - Não ter controle de nada
Quando sua clínica ou consultório não tem controle, é quase como afirmar que as coisas acontecem na sorte.
Quando falamos de empresa e, principalmente, de clínicas e consultórios - pois lidam com a saúde e o bem-estar das pessoas -, não podemos contar com a sorte.
Tudo deve ser controlado e fugir do padrão em raríssimas vezes (ou nunca). Os processos devem ser definidos desde o momento da marcação da consulta até a saída do paciente.
Quando tudo está controlado, você consegue mensurar tempo e satisfação. Também promove mais agilidade nos atendimentos e o agrado dos pacientes.
Uma das soluções para controlar sua agenda é um software de gerenciamento de clínicas. Com tudo online e digitalizado, a sua organização fica muito mais fácil.
3 - Não ter prioridades
Todo problema parece ser urgente, mas é uma falha tentar resolver todos de uma única vez. Quando você tenta fazer muita coisa ao mesmo tempo, no fim, acaba-se fazendo nada.
De todas as coisas que você precisa resolver na sua clínica ou consultório, é necessário que se pense o que é a prioridade e, a partir daí, encontrar soluções para cada um.
Inevitavelmente alguns problemas terão que ficar de lado, outros talvez não venham a ser resolvidos nem naquela semana, mas você terá resolvido o que era de fato urgente mesmo.
4 - Não treinar funcionários
Você já deve ter ouvido falar em um diálogo mais ou menos assim:
- Você não tem medo em gastar tempo e dinheiro treinando seus funcionários e eles irem embora?
- Eu tenho medo de eles não saberem nada e continuarem aqui.
Essas falas, fictícias ou não, traduzem a importância do treinamento e manutenção deste para os funcionários.
Como falamos acima, algumas coisas podem parecer óbvias para alguns e completamente novidade para outros.
Quando um funcionário não recebe treinamento, ou quando ele não tem conhecimento sobre o que está fazendo, a chance de acontecer confusões e erros é enorme.
Um funcionário capacitado consegue ir além, se torna mais criativo para encontrar soluções, mais direcionado para resolver problemas e, principalmente, não se sentirá perdido.
Treinamentos também são fontes ricas de motivação. Quando o funcionário sente que está recebendo investimento, ele se sente mais importante e satisfeito.
5 - Não ter integração na equipe
A falta de integração é um grave problema no dia a dia da sua clínica ou consultório. Para que o ambiente funcione, é essencial que se tenha comunicação.
Se a sua clínica ou consultório é dividida em turnos, então, a comunicação é player de extrema importância.
Se um time não informa ao outro sobre coisas que aconteceram, fatos que precisam de mais atenção ou qualquer outro problema, inevitavelmente ocorrerá um ruído ou uma falha.
As consequências podem ser graves, envolvendo até pacientes. Imagina se uma equipe não informa a outra que é necessário desmarcar os pacientes de um médico?
Imagina se o médico esquece de informar que não poderá estar presente na clínica ou no consultório naquele dia?
É essencial que se tenha o mindset voltado para a comunicação e para a informação, onde toda mudança deve ser compartilhada.
6 - Não ter funções definidas
Além da organização estrutural, quando a equipe tem funções definidas, a comunicação fica mais fácil. Sem contar que determinadas figuras tem o papel também de orientar os demais.
Não é só ter um nome abaixo da assinatura e, sim, ter uma função - saber que é responsável por algo e que deve responder por aquilo.
O pensamento de dono do negócio é importante, assim como confiar nos funcionários; mas é essencial ter em alguns membros da equipe um papel maior, como o de liderança.
E você, já passou por algum destes problemas em sua clínica? Identificou algum ponto em que sua equipe poderia melhorar? Conte-nos como você superou cada um destes problemas. Comente abaixo e compartilhe conosco!
