A importância de uma organização de agenda efetiva para seu consultório inicia sua justificativa com um simples pensamento: é através dela que você cresce.
Pode parecer impensável visualizar a situação dessa maneira, mas se você parar para refletir por menos de um minuto, você chegará a mesma conclusão.
Explicamos:
Logo de cara, o ponto mais óbvio, mas necessário de ser dito: é tendo pacientes que você gera receita para sua clínica. Você precisa deles para sobreviver.
E dificilmente algo desestimula mais um paciente do que chegar em uma clínica e encontrá-la cheia de pessoas esperando.
Aliás, para alguém que precisa ir ao médico, ter que esperar ainda mais para ser atendido não está dentro do padrão de atendimento humanizado que se espera.
O primeiro pensamento que ela tem ao ver essa cena é de que ela irá esperar muito. O quadro se complica quando outros pacientes começam a comentar os horários em que chegaram.
A cena agrava-se quando a recepcionista é questionada e a mesma não pode dar um parecer mais sólido – ou esperançoso – para a situação.
O momento em que se deixa de ganhar pacientes – e possivelmente até perder outros – vem depois: quando a pessoa sai do consultório e comenta com colegas, familiares etc sobre a situação vivida.
Vantagens de se ter uma agenda organizada na sua clínica
Vale lembrar que uma agenda organizada vai evitar o cenário acima, ao mesmo tempo que irá ajudar a fidelizar os seus pacientes por causa do serviço prestado. Veja mais:
Você terá controle sobre seu dia de atendimento
Ter uma projeção do seu dia de atendimento na clínica é provavelmente a maior as vantagens de se ter uma agenda organizada;
Erros são evitados com uma agenda organizada
Quando se tem uma agenda organizada, dificilmente acontecerá erros como marcar dois pacientes no mesmo horário – ou próximo –, ou deixar de registrar o paciente que desmarcou;
Uma agenda organizada ajuda a diminuir o número de faltosos
Ainda neste tópico, uma agenda organizada diminui a taxa de não comparecimento dos pacientes. Isso acontece, pois eles podem ser lembrados da consulta e dar um parecer sobre o mesmo. O que nos leva ao próximo tópico:
Ajuda também a otimizar o tempo do médico
Falando em desmarcar, quando se tem uma agenda efetiva e um atendimento atencioso, fica mais fácil otimizar o horário do médico com ações simples como remanejar horários ou encaixar pacientes;
A agilidade do atendimento aumenta
A agilidade no atendimento também muda com uma agenda organizada: fica mais fácil separar fichas ou prontuários, principalmente se você ainda não trabalha com um sistema informatizado na sua clínica.
Por que informatizar minha clínica?
Pois é, vamos puxar o gancho do tópico anterior, pois para falar do nosso tema (organização) é impossível não mencionar as grandes vantagens de se informatizar sua clínica.
Os benefícios vão muito além do que se pensa logo à primeira vista. Ela se expande e ajuda até mesmo na organização da mesa da recepção.
Vamos a alguns motivos para você parar tudo que está fazendo agora e contratar um software de gestão de clínicas:
Você ganhará espaço
Com a informatização da sua clínica, você ganha espaço. Pois é, arquivos, agendas, papéis em geral ocupam espaço físico. Não tem jeito.
É só pensar da seguinte maneira: um computador armazena centenas de pastas, que tem a capacidade de guardar outros tantos mil arquivos.
E o espaço que ele irá ocupar é apenas o tamanho de um computador. No lugar de armários cheios de papel, você pode investir em decoração, por exemplo.
No lugar daqueles arquivos de escritório de cor cinza, você pode colocar mais cadeiras ou talvez uma televisão. Mais conforto para seu paciente!
Os dados estarão seguros
A segurança é um forte motivo para você informatizar sua clínica hoje mesmo. Papéis se perdem, molham, mancham e vão ficando inutilizáveis com o tempo.
Com tudo informatizado, esse risco se anula e todas as informações estarão seguras. O seu único trabalho será fazer um back-up de vez em quando.
Agilidade no atendimento
Com um software de gestão de clínicas, você ganhará tempo no seu atendimento. Isso acontece, pois as recepcionistas ou secretárias não precisarão buscar fichas em pastas ou procurar o histórico do seu paciente.
Com tudo armazenado no computador, bastará acessar o nome do paciente com um clique para que todas as informações relevantes sobre ele apareçam na tela.
Qualidade de atendimento
Quando se trata sobre clínicas médicas, a qualidade tem que andar de mãos dadas com a agilidade, pois um não sobrevive sem o outro.
Quando um médico tem as informações sobre o paciente e todo seu histórico, o atendimento se torna atencioso e isso gera encantamento.
Gerenciamento do tempo
Outra grande vantagem quando unimos a informatização com a agenda – ou uma agenda informatizada – é o poder de gerenciamento do tempo.
A administração da clínica, junto ao médico, deve chegar a um tempo ótimo de atendimento ao paciente.
Supondo que seja de 30 minutos para cada, por exemplo, fica mais fácil saber quantas pessoas é possível atender em uma determinada data e evita-se atrasos e a insatisfação dos pacientes.
Organização financeira
Outra mão na roda fica por conta da organização financeira da clínica. Com um software de gestão, fica muito mais fácil fechar a parte financeira do mês.
E, assim, acaba ficando muito mais rápido receber o dinheiro dos planos de saúde ou cartões de banco.
Dicas para organizar a agenda do seu consultório
1 – Tempo de atendimento
Nós falamos acima, mas este é um assunto muito importante e deve ser reforçado. O tempo de atendimento é um dos principais pontos a serem alcançados.
Junto com os médicos da sua clínica, defina o tempo ideal de uma consulta. Depois de definido, insira mais alguns minutos entre uma consulta e outra.
Dessa forma, se houver algum tipo de atraso, esses minutinhos a mais servirão para cobrir e não atrasar os próximos pacientes.
Além de ser importante para que o médico possa ir ao banheiro, beber água, organizar o consultório ou simplesmente esticar as pernas.
2 – Diferencie tipos de consulta
É importante salientar também que existe diferença de tempo de atendimento entre a primeira visita do paciente e as demais consultas.
Se for comum realizar algum tipo de procedimento em seu consultório (como a prova de função respiratória, por exemplo), esse tempo também deve ser levado em conta.
3 – Conheça sua equipe médica
Para evitar atrasos, é fundamental estar informado sobre sua equipe médica. Afinal, é comum que os médicos façam plantão ou atendam em outras clínicas.
Não trabalhe com tempo apertado. É ideal que você saiba se o tempo de deslocamento do profissional entre um ponto e outro é realmente suficiente.
O método de trabalho do médico também deve ser levado em conta. É comum que alguns peçam poucos minutos para se inteirar sobre a ficha do paciente antes de ele entrar.
Outros precisam organizar o consultório – como tirar o papel da maca ou descartar materiais utilizados em exames, por exemplo – antes do próximo paciente.
4 – Não acumule funções
É essencial que não se acumule funções. Quando cada funcionário está dedicado a uma ou poucas tarefas, o trabalho tende a fluir melhor.
Quando a staff está sobrecarregada, a desorganização impera e isso é visto e sentido pelos pacientes e, claro, pela própria equipe.
5 – Confirme as consultas
Crie o hábito de entrar em contato com o paciente no dia anterior ou dois dias antes da consulta marcada.
Além de demonstrar atenção, isso ajuda a reduzir o número de pacientes que não aparecem ou abre a agenda para outros pacientes que estão em urgência.
6 – Invista em treinamentos para sua equipe
Uma equipe bem treinada é uma equipe de sucesso. Trabalhando dessa forma, sua clínica também será um sucesso.
É importante investir em treinamento para atendimento e também para funções administrativas da sua equipe.
Dessa forma sua staff saberá como agir, como se comportar e como criar métodos para um trabalho com melhor fluxo e entrega.
7 - Pontualidade em primeiro lugar
Questão de honra. Valor. Objetivo. Rotina. Mantra. Coloque a pontualidade como principal atributo da sua clínica. Aquilo pela qual ela quer ser reconhecida!
Uma clínica médica carrega uma responsabilidade imensa neste quesito, afinal é um serviço que tem que estar à disposição dos seus pacientes.
Isso não vale apenas para os médicos, não; mas para toda a equipe. É só pensar em um castelinho de cartas. Se uma não está presente, todo o restante estará prejudicado.
Se as recepcionistas não chegam, como as pessoas entram? Se os médicos não estão lá, como as pessoas são atendidas? Se a equipe da limpeza faltar, como ficará a apresentação da clínica? Pontualidade sempre!
E você, já utilizou algum desses métodos para organizar sua agenda? Teve algum problema que foi sanado com alguma dessas dicas? Deixe aqui nos comentários.
