É verdade que todo mundo precisa de médico, o que nos leva a crer, à priori, que clínicas médicas enchem de pacientes apenas por estarem lá, existindo.
Contudo, essa afirmação está longe de ser verdadeira. Assim como em qualquer outro ramo profissional, é necessário que os médicos e clínicas conquistem os pacientes.
A clínica médica, para funcionar bem, deve ser vista como uma empresa como qualquer outra, demandando atenção e excelência nos serviços prestados.
Essa necessidade aumenta especialmente por se tratar de saúde e da vida humana. Portanto, o atendimento humanizado deve ser prioridade e bem maior do que o comum!
Um dos condutores para uma gestão de sucesso é a produtividade – e uma vez que ela aconteça de fato, a satisfação dos pacientes virá muito mais facilmente.
Fique com a gente! Neste artigo que preparamos, você verá 05 dicas de produtividade para a equipe da sua clínica que ajudará no seu caminho para o sucesso.
1) Registre tudo que precisa ser feito
Você pode utilizar uma agenda ou um caderno para isso, até mesmo fazer um quadro ou usar post-its para elencar os seus to-dos (ou seja, suas tarefas a serem realizadas).
Contudo, com um parceiro tecnológico – seja computador, tablet ou celular, fazer seu check-list fica bem mais fácil e dinâmico. Simples para compartilhar e mensurar as atividades.
Independente do estilo escolhido, fazer uma lista com suas tarefas aumenta sua visão do que precisa ser feito e diminui o tempo de “o que preciso fazer agora mesmo?"
Isto é, além de manter uma clínica mais organizada e diminuindo os níveis de falhas, uma vez que se corta o tempo ocioso, seu dia renderá muito mais.
Principalmente, o mais importante de tudo é garantir que as tarefas serão concluídas, ajudando a manter a qualidade da prestação de serviços alta e com bom fluxo.
Se sua clínica trabalha com turnos diferentes, esses sistemas de registro também são úteis para que as equipes se comuniquem, mesmo não estando presentes no mesmo momento.
2) Use um sistema de gestão
Como falamos antes, a tecnologia pode ajudar – e muito – na organização de processos, mas também na gestão da sua clínica médica.
Com um bom e eficiente software de gestão de clínicas, fica muito mais fácil para toda a sua equipe se organizar.
Da recepção ao médico, as informações sobre pacientes se tornarão padronizadas, levando bem menos tempo para encontrar aquilo que se deseja e evitando possíveis erros.
Dessa mesma forma, os pacientes ficarão mais seguros, se sentirão mais satisfeitos com o serviço e com o atendimento prestados e, principalmente, se encantarão!
3) Capacitação e treinamento de funcionários
Investir em capacitação e treinamento de funcionários não é perder tempo, menos ainda é arriscar perder dinheiro. Pelo contrário! Um funcionário sem treinamento pode render grandes prejuízos.
Com a capacitação e treinamento, seus funcionários se sentirão mais motivados em trabalhar e em encontrar soluções para qualquer adversidade que venha a acontecer.
Além disso, eles saberão agir em possíveis momentos de crise na clínica, diminuindo stress ou descontrole por parte dos pacientes ou da própria equipe.
Palestras motivacionais, treinamentos com técnicas de atendimento, capacitação em programas ou sistemas de computador, primeiros socorros e muito mais são alguns exemplos que podem ser escolhidos como treinamento.
4) Fique de olho no Tempo da consulta
Outro fator importantíssimo em uma clínica médica é o tempo da consulta e, em consequência, o tempo de espera.
Nenhum paciente gosta de ficar esperando muito tempo na recepção para ser atendido. Mas é sempre bom lembrar: o atendimento comum deve ser humanizado, mas aqui deve ser muito mais por se tratar de uma clínica médica!
Estabelecer um tempo (30 minutos, 40 minutos) para cada consulta é fundamental, mas não deve ser exagerado. Cabe ao médico, junto a administração, levantar o tempo ótimo para cada consulta.
É importante salientar que o tempo deve ser o suficiente para realizar uma consulta atenciosa e cativante, mas sem se prolongar em prosa. Procure otimizar o tempo!
Deve-se levar em conta também o tempo de descanso do profissional entre um paciente e outro. Seja para esticar as pernas, tomar um café ou organizar o consultório para a chegada de outro paciente.
5) Resultados
Ficar de olho nos resultados é, provavelmente, um dos itens mais importantes dessa lista. Afinal, produtividade e resultado andam juntos.
Faça levantamentos de ordem prática, como o tempo das consultas – que já falamos anteriormente que deve ser levada em consideração -, os exames realizados, o retorno dos pacientes etc.
Não deixe também de realizar uma análise dos feedbacks recebidos pelos pacientes. É importante olhar os dados de uma forma construtiva e não reativa.
Dessa forma, você poderá crescer e melhorar cada vez mais sua clínica a partir de quem entende e usa mais: os próprios pacientes.
Importante também é realizar o registro de todos esses números para que você possa realizar um acompanhamento.
Afinal, mensurar sem registrar, não adianta muita coisa!
Como avaliar a produtividade da clínica?
Não basta saber quais são as dicas para aumentar a produtividade da sua clínica. É necessário também colocá-las em prática.
Mais do que isso, é necessário avaliar se as medidas estão sendo benéficas para sua clínica e para sua equipe ou se ainda é preciso fazer ajustes.
Descubra abaixo como avaliar a produtividade da sua clínica e também da sua equipe. Confira!
Com métricas:
Mensurar sua produtividade ou da sua clínica, no geral, é importante para saber se o trabalho está sendo positivo.
Para isso, é importante estabelecer definições!
Por exemplo, dentre uma lista de tarefas, é considerado um ótimo número se entre 75% e 100% das atividades forem concluídas naquele dia, semana ou mês.
É importante não deixar as variáveis de lado, pois elas irão acontecer. Se um dia faltou luz, por exemplo, é impossível que o fato não afete a rotina da clínica.
Neste caso, os números serão diferentes do esperado, sim, mas não se deve penalizar os funcionários por causa disso.
Através de Feedbacks:
É sempre importante mostrar ao paciente que você se importa com a experiência dele em sua clínica e que está disposto a sempre melhorar, caso algo não esteja bom.
Mesmo que já esteja bom, sempre há espaço para fazer mais e deixar a experiência do paciente formidável, mesmo nas circunstâncias de uma clínica.
Disponibilize em seu espaço, seja online ou através de formulários físicos, uma forma de avaliação. Inclua itens como atendimento, conforto, limpeza, tempo de espera etc.
Garantir o anonimato geralmente deixa o paciente mais tranquilo e à vontade para abordar algum assunto que possa realmente incomodá-lo.
Por isso, ter uma caixa fechada com apenas um espaço para o papel da avaliação passar é uma boa ideia. Isso se o método escolhido for físico.
Caso seja online, elabore formulários que dê espaço para o paciente falar o que desejar, mas também crie um modelo dinâmico, fácil e objetivo para que ele se sinta motivado a preencher tudo.
Com Daily meetings:
A troca de ideias é muito importante entre o time. Às vezes uma situação acontece e acaba ficando engavetada, quando poderia servir de aprendizado para toda a equipe.
Para evitar isso, reúna-se com sua equipe por um breve período (como 15 minutos) todos os dias ou faça uma reunião semanal. O que for melhor para sua clínica e funcionários!
É importante não fugirem do assunto e serem objetivos para não deixar a reunião infrutífera, cansativa ou prolongada, acabando assim com a produtividade em si e desestimulando os funcionários a participarem.
Atenham-se a discutir eventos que tenham acontecido e como eles podem ser melhorados no futuro. E lembre-se: nessa hora é fundamental que os líderes e outros membros da equipe estejam sempre abertos a sugestões e críticas.
Avaliação individual dos funcionários: como fazer?
É importante que a administração da clínica estabeleça metas e métodos de avaliação para que seja possível analisar de forma justa e clara cada funcionário.
Pode ser que estabelecer metas para cada funcionário seja um trabalho dispendioso, portanto uma outra opção é fazer uma avaliação por área ou setor.
Para qualquer área, no entanto, a dica é a mesma: não estabeleça metas impossíveis, coloque o pé no chão para criar desafios alcançáveis. Assim você só tem a ganhar.
Pessoal de Recepção
Para a equipe de atendimento, por exemplo, a atenção para com o paciente é uma das sugestões. Com medidas muito simples, isso pode ser alcançado. Por exemplo:
Aproveitar que um paciente desmarcou para realocar pessoas e diminuir o tempo ocioso do médico é interessante. Outra meta é procurar reduzir número de faltas dos pacientes, fazendo o trabalho de relembrá-los das consultas!
Equipe de Manutenção
A equipe de limpeza e manutenção pode ter como meta a verificação constante dos recintos para diminuir ou zerar o número de reclamações ou pedidos, e não deixar o ambiente com nenhuma deficiência.
Corpo Médico
Os médicos também devem ter metas. Para eles, alguns objetivos sugeridos são: procurar não ultrapassar o tempo ótimo de uma consulta, diminuir o número de atrasos, ter feedbacks positivos dos pacientes e procurar racionalizar, dentro do possível, o uso de utensílios e materiais.
Gostou das nossas dicas para aumentar e medir a produtividade na sua clínica? Então não deixe de compartilhar e ler nossos outros materiais para o sucesso do seu negócio!
