Como em qualquer negócio, para administrar sua clínica ou consultório e construir uma trajetória de credibilidade no mercado, mantendo estável a sua saúde financeira, é essencial estabelecer metas e desenvolver estratégias. Fazer um fluxo de caixa correto, repassar todas as taxas de impostos para a Receita Federal e manter as contas e salários em dia são apenas alguns dos passos indispensáveis para que o gerenciamento das suas finanças seja efetivo.
Listamos aqui cinco dicas essenciais para você que abriu a própria clínica ou o seu consultório, e que quer ter uma gestão financeira campeã. Confira!
1. Tenha todas as transações financeiras registradas
O fluxo de caixa é o registro de toda e qualquer transação financeira, desde a compra de papéis para a impressora até a contratação de um novo funcionário. O objetivo desse controle é poder calcular corretamente qual o custo de manutenção da sua clínica e o retorno financeiro que você obtém para arcar com esses valores.
Quanto mais detalhado e específico ele for, melhor será para que você fique ciente sobre tudo o que acontece em seu consultório. Pode não parecer, mas toda transação, por menor que seja, fará bastante diferença na somatória final dos seus gastos.
É importante, também, que todos os dados da clínica estejam sistematicamente separados das suas finanças pessoais. Por mais que resolver algum problema ou urgência (misturando esses dois aspectos) possa parecer a solução mais conveniente, são esses pequenos detalhes que impactam nos resultados finais. Quanto melhor for a organização e separação das suas contas, mais chances da clínica prosperar no mercado.
2. Faça a projeção de gastos e lucros
Desenvolva um plano de ação e faça uma projeção dos gastos e lucros do seu empreendimento. Ter um bom planejamento nessa etapa é essencial para que, no futuro, as suas previsões sejam positivas.
Quando essas estimativas são feitas, é possível ter uma visão geral do seu serviço e, a partir disso, elaborar novas estratégias para aumentar sua receita e, até mesmo, para controlar suas despesas, especialmente em períodos em que o fluxo financeiro é menor (como nas férias, ou no final do ano).
Uma ação muito indicada, é criar um fundo de reserva. Afinal, são diversos os imprevistos e urgências que podem surgir no dia a dia da sua clínica, como a necessidade de substituição ou manutenção de equipamentos/suprimentos, cobertura de possíveis treinamentos de novos funcionários, dentre outros. Esse fundo de reserva será útil, ainda, em casos de ocorrência habitual, mas que sua clínica tenha que arcar com despesas altas, como:
- Pagamento de 13º
- Remuneração de férias
- Demissão de funcionário
- Outras eventualidades
No momento de elaboração de planos de ação, é importante que a equipe de gestão financeira estipule sempre metas e objetivos que promovam a otimização dos gastos e despesas da clínica. Além disso, é importante fazer a análise de quais são os melhores investimentos possíveis. No entanto, é indispensável que essa determinação de orçamento respeite a realidade da gestão financeira da clínica.
3. Contrate um contador ou consultor
Para não cometer erros com a gestão financeira do seu negócio — como deixar de pagar algum tipo de imposto ou de declarar alguma entrada de dinheiro na sua clínica para a Receita Federal — ter a ajuda de um contador pode ser de grande valia. Esse profissional é um especialista no gerenciamento e controle das finanças de grandes e pequenas empresas.
Além disso, tal profissional terá o “know-how” necessário para te orientar na elaboração de um planejamento estratégico que propicie um melhor aproveitamento dos recursos utilizados na clínica. Dessa maneira, você poderá se dedicar ao atendimento dos pacientes, deixando o controle e a manutenção das finanças nas mãos de alguém que entende do assunto — e que garantirá assertividade.
Além do mais, com isso, será preciso apenas reservar um momento ao final de cada mês para analisar os resultados alcançados, com a supervisão desse profissional.
4. Tenha na tecnologia um importante aliado
A tecnologia tem facilitado bastante o registro e o acesso a informações relacionadas ao seu consultório, tornando o seu controle e a sua administração cada vez mais simples e otimizadas.
Como a gestão financeira é uma das áreas que deve sempre funcionar corretamente, caso contrário afetará negativamente a todas as outras, nada melhor do que contar com um software de gestão clínica inteligente e prático, cujos recursos estruturem de forma organizada as suas movimentações. A tecnologia te ajuda a organizar contas a pagar, emissão de recibos, contas a receber e tudo mais de que você precisa. O ideal é que tudo possa ser salvo na nuvem pois, além da garantia de segurança em casos de danificação de eletrônicos ou de tentativa de acesso a dados sigilosos, todas as informações podem ser acessadas remotamente pelos responsáveis.
Além do software, você ainda poderá se valer de recursos tecnológicos para agilizar todos os processos do cotidiano do negócio. Permitir o agendamento e administração de consultas online, por exemplo, poupa tempo e esforço de funcionários, além de cativar (e muito) os pacientes — que terão muito mais facilidade para agendar consultas, avaliações ou retornos.
5. Trabalhe com feedbacks e avaliações de desempenho
Um outro aspecto que é determinante para a manutenção de uma gestão financeira é a avaliação constante das impressões, opiniões e reclamações referentes ao negócio — tanto por parte dos pacientes quanto dos próprios funcionários. Por isso, após a realização de consultas, envie e-mails solicitando uma avaliação dos serviços prestados, além de dicas para melhoras na clínica.
Essa avaliação pode ser feita pessoalmente, também, encarregando um funcionário de fazer as perguntas aos presentes — lembrando que, especialmente nesse caso, é importante que seja um questionário objetivo e que demande pouco tempo para conclusão.
Já no caso das avaliações internas, por parte do funcionário, é interessante que sejam periódicas e, de preferência, assegurando o sigilo do processo. Escutar as opiniões e sugestões dos colaboradores em relação à administração da clínica também pode ser de grande valia — mas sempre deixando claro que é o caso de um espaço para diálogo saudável.
6. Capacite-se e aprimore os seus conhecimentos
Assim como em qualquer área de conhecimento ou de atuação profissional, a gestão financeira de clínicas é uma atividade que exige atualização e monitoramento constante das novas tendências e práticas da área.
Portanto, acompanhar as notícias do mercado que envolvem a gestão de clínicas é fundamental. Mas se você não é uma pessoa que se relaciona muito bem com os aspectos financeiros, não se preocupe. Vários cursos de gestão financeira e de noções de finanças em negócios estão disponíveis em todo o país para que novos empreendedores se preparem para lidar com as demandas do mercado.
O SEBRAE, por exemplo, é uma ótima opção para quem está começando e precisa aprender todos os conceitos, partindo do zero. Esse período de estudos pode ser essencial para você aprimorar suas habilidades e lidar melhor com o controle de qualidade das finanças da sua clínica ou consultório.
E você, leitor? Como faz a gestão financeira da sua própria clínica? Quais são suas maiores dificuldades na sua gestão de recursos? Tem alguma dúvida sobre o tema ou gostaria de compartilhar a sua opinião? Conte para a gente nos comentários abaixo!
