A tecnologia ajuda a renovar procedimentos, reduzir o tempo do atendimento e proporciona conveniências para pacientes e profissionais. A agenda online — sistema de gerenciamento que permite a marcação de exames e consultas pela internet — é um dos exemplos de otimização para o consultório ou clínica médica.
O agendamento online facilita a organização dos atendimentos prestados por sua clínica e interfere positivamente na produtividade da equipe e na imagem da instituição. Assim, é um ganho de eficiência bem-vindo, pois permite ao paciente agendar no melhor horário conforme a própria disponibilidade.
Quer entender melhor os benefícios da agenda online para a otimização da sua clínica médica? Continue a leitura!
1. Horário de atendimento mais amplo
O agendamento online possibilita um horário de atendimento mais amplo, pois a clínica médica mantém aberta a marcação de exames e consultas 24 horas e 7 dias por semana.
Quando essa liberdade é dada ao paciente, ele fica mais à vontade para organizar seu dia e escolher a data da marcação com mais tranquilidade e conforme sua disponibilidade.
Isso se torna ainda mais benéfico em épocas de feriados. Como em uma agenda online não é preciso que ninguém ative seu funcionamento, você pode aproveitar o recesso como bem entender, sem se preocupar em confirmar os agendamentos.
2. Fluxo de atendimento melhor distribuído
Um único canal de atendimento para a sua clínica médica, como o telefone, sobrecarrega os atendentes e limita as possibilidades dos pacientes. Ao liberar a agenda online, o fluxo de atendimento passa a ser distribuído.
Isso permite mais tempo aos atendentes para que estes realizem seu trabalho com mais qualidade e ainda oferecem um atendimento mais otimizado aos pacientes.
3. Fila de espera por atendimento reduzida
O volume de ligações costuma ser maior em determinados horários do dia — quando os pacientes que trabalham encontram uma folga para marcarem seus exames e consultas. Nestes, o atendimento por telefone pode ficar sobrecarregado.
Por meio do agendamento online e a consequente distribuição do fluxo, a fila de espera por atendimento é reduzida. Além do mais, é possível aguardar um horário vago para agendar sua consulta na própria plataforma, sem precisar de uma espera presencial ou por telefone.
Desse modo, caso haja o cancelamento de algum horário, o próximo da fila recebe uma notificação e há o reagendamento de uma consulta que seria perdida.
4. Escolha de datas e horários com mais liberdade
Se a agenda do paciente for atribulada e ele precisar de um tempo maior para escolher as datas e horários de suas consultas e exames, será possível fazer isso por meio do agendamento online.
Basta abrir a agenda no momento que for mais conveniente para visualizar a disponibilidade da clínica médica.
5. Remarcação mais rápida e fácil
Uma vez que o paciente passa a ter em mãos a possibilidade de controlar os próprios horários, ele será mais independente e remarcará seus exames e consultas de maneira mais rápida e fácil. Bastam alguns cliques no smartphone para reagendar os procedimentos que haviam sido marcados.
6. Coleta de dados mais precisa
A quantidade de erros no formulário tende a ser menor quando o próprio paciente é o responsável pelo preenchimento. Sem a possibilidade de interferências em uma ligação, os erros nas coletas de dados diminuem. Afinal, agendas como a de papel são frágeis e mais sujeitas a acidentes.
Como essa ferramenta armazena os dados dos pacientes de forma digital, esses estão seguros e há uma menor chance de ocorrerem problemas, como nomes digitados erroneamente, números de documentos divergentes, contatos telefônicos inexistentes, entre outros.
7. Integração com outros sistemas de gestão
A agenda online pode ser integrada com os demais sistemas de gestão de sua clínica médica, o que facilita o trabalho de outras áreas, como financeiro e de recursos humanos.
Essa integração possibilita a geração de índices de atendimento para avaliar, por exemplo, se a demanda está ou não sendo suprida.
8. Aumento na taxa de comparecimento
O não comparecimento de um paciente à clínica médica gera prejuízo, pois as equipes deixam de atender alguém e podem ficar ociosas. A agenda online permite que as consultas sejam associadas aos lembretes no smartphone e avisa ao paciente que a data e o horário marcados estão próximos. Isso aumenta a taxa de comparecimento na clínica.
Além do mais, alguns modelos de agenda online podem ter a funcionalidade de contar com SMS de confirmação de consulta no dia anterior ao atendimento. Isso ajuda a reduzir os horários vagos dos pacientes em até 30%. Assim, há um aumento na renda da clínica e a garantia de que sua agenda ficará cheia.
9. Atendimento mais humanizado
De acordo com estudos, cerca de 61% das pessoas prefere receber um atendimento de qualidade do que ofertas com preços baixos. Sendo assim, que tal garantir um melhor serviço com mais humanização no atendimento?
Em clínicas, os responsáveis pelo atendimento normalmente recebem diversas demandas, como recepcionar os pacientes recém-chegados, organizar a agenda médica, encaixar outras pessoas em horários vagos etc. Então é natural que haja uma maior dificuldade em atender bem quem chega na clínica.
Ao optar por uma agenda online, você otimiza as funções dos recepcionistas e possibilita que eles atendam os pacientes tal qual o merecido. E ainda, essa medida passa a impressão de que o espaço médico se importa com quem vai ser atendido.
10. Aumento da produtividade da equipe
Como você pode perceber, optar por um atendimento de clínica online reduz a jornada de trabalho dos responsáveis pelo agendamento. Isso quer dizer que agora, em vez de ficar preso ao telefone, o funcionário pode fazer o cadastro dos pacientes e organizar as fichas do prontuário, por exemplo. Ou seja, o que antes levaria um tempo maior para ser finalizado poderá durar bem menos.
11. Maior satisfação para os pacientes
A qualidade no atendimento dos pacientes melhora por diversos fatores, como maior mobilidade, agilidade e humanização. Mas, além disso, esses sistemas também podem informar sobre como você deve se preparar para os exames marcados, se há necessidade de fazer jejum etc.
Assim, fica mais fácil e conveniente tirar dúvidas sobre os procedimentos médicos sem a necessidade de ligar para a clínica.
Sendo assim, a agenda online possibilita uma série de benefícios tanto aos pacientes quanto a própria clínica médica. Em razão disso, quem trabalha com esse tipo de recurso percebe uma melhoria na avaliação do atendimento e sente a rentabilidade subir.
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