Atualmente perde-se muito tempo com correções de erros e realização de trabalhos repetidamente. Esses atrasos nos processos rotineiros aumentam o gasto em recursos financeiros e interferem na produtividade e atenção ao paciente.
É importante, para a sua clínica ou consultório, dedicar-se à análise de processos, a fim de evitar esses erros rotineiros. Quando não se cometem erros no agendamento de consulta, o paciente é atendido mais rapidamente e sai satisfeito com o serviço.
Por que ocorrem erros no agendamento de consulta?
Diversos fatores podem interferir negativamente no processo de marcação de consultas. Vamos mencionar alguns deles:
- congestionamento de ligações;
- utilização de equipamentos de tecnologia desatualizada;
- alta rotatividade de equipe;
- alto nível de estresse dos funcionários;
- falta de treinamento por parte da equipe;
- baixa taxa de satisfação do paciente.
Aí está a importância de tornar eficiente o atendimento em clínicas e consultórios.
A seguir, vamos exemplificar estratégias que podem ser úteis para tornar a sua clínica ainda mais eficiente!
Como é o agendamento on-line de consultas?
Ainda nos dias de hoje, quando querem marcar uma consulta as pessoas utilizam o telefone para ligar para o consultório e aguardam na linha até alguém da equipe informar uma data disponível.
Nesse processo de aguardar atendimento e ser transferido para outro setor, com tempo de espera alto, o paciente geralmente fica insatisfeito logo no agendamento. Por isso, a marcação de consultas via atendimento telefônico acaba sendo muito complicada e longa.
O agendamento de consultas on-line é fundamental para as clínicas que desejam oferecer um novo canal de agendamento, para aumentar a rapidez e a satisfação da marcação e reduzir os custos com agendamento.
A redução de custos é de até 80% com o agendamento on-line, uma vez que não há necessidade de um atendente para receber as ligações. Pelo sistema on-line, os processos são automatizados e funcionam ininterruptamente.
O agendamento on-line de consultas traz diversos benefícios para a clínica que aproveita esse tipo de serviço. Como exemplo, com a redução do tempo de atendimento é maior o conforto do paciente em agendar e também a facilidade de remarcar a consulta, se necessário.
Como funciona a confirmação automática de consultas?
A confirmação de agendamento por mensagem é muito positiva para a clínica ou consultório, já que, além de diminuir a taxa de não comparecimento dos pacientes, agiliza o trabalho da equipe, que teria que ligar para confirmar o comparecimento.
Também é um incômodo menor para o paciente, que agora pode responder a uma mensagem em qualquer lugar, sem precisar sair do ambiente onde está, como faria para atender a ligação.
Como melhorar a segurança dos dados nos agendamentos?
A escolha de um sistema de agendamento on-line deve considerar a segurança dos dados dos pacientes e da clínica. Quando as informações são mantidas em discos ou equipamentos internos, elas podem acabar se perdendo.
Ao escolher um agendamento on-line, a clínica deve optar por aquele prestador de serviço que oferece armazenamento na nuvem, em vez de em HD ou em servidor interno. Isso diminui as chances de se perderem as informações salvas, já que na nuvem os dados são criptografados.
Como fazer a divulgação do agendamento on-line?
A divulgação do novo método de agendamento, agora on-line, é uma nova fonte de entrada de pacientes para a clínica, por isso ela exige bastante propaganda em mídias sociais.
Grande parte dos pacientes possui smartphone, que tem acesso à internet. Com isso, eles poderão agendar consultas também pelo celular, onde quer que estejam, e não apenas pelos computadores.
O agendamento on-line é um grande diferencial, visto que grande parte da concorrência ainda não utiliza esse sistema.
Ser pioneiro nessa área de agendamentos trará uma série de benefícios, entre eles o aumento do número de pacientes que vão procurar a sua clínica, a satisfação deles com o tipo de serviço prestado, além da redução de gastos com a otimização do sistema antigo para um mais moderno.
Ficou com alguma dúvida sobre o agendamento de consulta? Ainda tem dificuldades no dia a dia da sua clínica/consultório? Então leia também o nosso artigo sobre ferramentas para gestão da sua clínica!
