A secretária de um consultório ou clínica médica exerce um papel fundamental para a melhor experiência dos pacientes. Além do agendamento/reagendamento/retornos de consultas, cadastro e atualização de dados e recebimento de pagamentos, existe um detalhe que faz toda a diferença; que é um atendimento de qualidade na hora de recepcioná-los. Tudo isto quando somado, resulta na preferência dos pacientes ao optarem pela sua clínica/consultório e consequentemente na maior fidelização.

Diante disto, o Shosp realizou uma entrevista com a assistente Claine Roberti Gil, que nos relatou como era a organização da clínica antes e após a utilização do nosso software médico de gestão, também como o processo de organização da agenda médica ficou mais organizado a fim de aumentar o número de agendamentos.

Uma amostra do dia a dia da Claine

A rotina da Claine na clínica se desdobra em fazer os agendamentos, retornos e  confirmação de consultas  dos pacientes que chegam para serem atendidos, recebimentos dos pagamentos, elaborar os dados através do sistema de resultados, como, por exemplo, os relatórios que o nosso sistema para consultórios oferece, que possibilita a emissão da nota fiscal. Portanto, toda a parte de gerenciamento de consultório fica ao cargo dela. Tanto da parte administrativa quanto da parte de valores de pagamentos, recepção, captação de dados e relatórios gerados. Claine afirma que a facilidade que o software proporciona é essencial para a otimização e organização do seu trabalho, segundo ela, todo tempo é precioso, pois como é a responsável em cuidar da agenda do cirurgião plástico, Geyson Sarmento, qualquer minuto não aproveitado já afeta no resultado final do seu dia.

“Todos os dias, eu recebo, em média, 20 pessoas, o meu minuto de trabalho é o equivalente a uma hora de trabalho, caso não tivesse o shosp, então eu preciso de um suporte rápido para me ajudar a administrar estas demandas com qualidade e eficiência”.

O primeiro contato entre a Claine Gil e o nosso software médico

Recentemente trabalhando na área de recepção há 9 meses, em parceria com o cirurgião plástico Geyson Sarmento, tudo foi uma novidade, inclusive na hora de aprender como funcionava o sistema de gestão do Shosp. Porém, esta novidade não a assustou. Claine afirma que, logo de primeira impressão, já conseguiu entender como manejar as principais funções do software e que pelo cargo que exerce, tinha a certeza que o programa médico forneceria inúmeros resultados para o seu trabalho.

“Sempre que precisava, recorria ao suporte do Shosp e, aliado ao fácil aprendizado que o sistema de gestão tem, não tive problemas para seguir em frente.Todo controle que precisamos ter, o sistema para consultórios conseguiu atender. Hoje, eu posso agendar uma primeira consulta já com o  valor, transferir horários apenas arrastando com o mouse, fazer a confirmação de agendamento, então o sistema médico nos dá a liberdade de fazer vários procedimentos”.

Os principais atributos do Shosp para o cargo da Claine

Para as pessoas que nunca tiveram contato com algum tipo de software médico, mas entendem o que uma clínica médica pode ganhar com uma agenda organizada, Claine afirma que o Shosp é a escolha certa;

“Como o meu tempo é muito precioso, o Shosp me proporcionou uma maior agilidade para realizar os agendamentos e ter um controle sobre as confirmações dos pacientes, porque muitas vezes, não conseguimos falar com o paciente por telefone. Eu ficava sem saber se o paciente iria comparecer ou não, e com isso ocorriam muitas faltas  na agenda do dia, ou vinham muitas pessoas e nos geravam problemas, reclamações, ou seja, uma maior desorganização”.

Para ela, um dos principais atributos facilitadores é pode emitir relatórios sobre o recebimento diário que ela faz no trabalho. Relatórios estes referentes a números de consultas, retornos, cirurgias realizadas, das vendas do dia, relatório e acompanhamento mensal de consultas agendadas, faltas e desmarcações. Emissão de notas fiscais (NFs) com mais rapidez e precisão, uma vez que os dados dos pacientes já estão no sistema. A segunda vantagem é a acessibilidade que dá, pois você pode visualizar e manusear na agenda em qualquer dispositivo, desde um tablet até um desktop. E a terceira vantagem e, não menos importante,  é a fidelização dos pacientes como resultado final, pois uma agenda em dia e organizada proporciona um atendimento de qualidade ao paciente e sem possíveis estresses, o que acaba criando o encantamento e a preferência pela clínica em questão.

“Eu gostei muito desta agenda nova, estava com muita resistência em utilizá-la, mas no fim, achei fantástica.Tem uma grande mobilidade para mover as informações do paciente, muito melhor que a anterior”.

Claine alega que a parceria existente entre ela e o Dr. Geyson Sarmento estabelece uma liberdade para propor melhorias que possam otimizar o tempo dela e, consequentemente, gerar uma melhora em todo o trabalho. Um item que ela propôs foi a migração de plano para o Excellence, pois ele oferece um pacote de emissão de notas fiscais mais ágil, isto porque, garante controle automatizado com as áreas integradas e inteligência artificial. Assim, facilitando bastante o dia a dia de trabalho da Claine.

E a relação de parceria com o Shosp no futuro?

Clientes do Shosp há 4 anos, o Dr. Geyson Sarmento não encontra motivos para romper com a parceria. O atendimento sempre rápido, atencioso e eficaz que a equipe de Relacionamento e Sucesso ao Cliente realiza a respeito de dúvidas não deixa a desejar.

“ Quando o sistema de gestão atualizou para uma nova versão da agenda, eu custei a me adaptar, mas no final das contas era o meu mouse que estava com defeito, mas até isso o meu relacionamento com o software é satisfatório, pois eu recebi da equipe um mouse de presente, e daí as coisas andaram melhor com a agenda nova, hoje prefiro trabalhar com a versão mais atualizada e qualquer eventualidade me sinto confortável e segura para tirar dúvidas com a equipe do Shosp”.

Portanto, todos os benefícios que a agenda do Shosp traz ao Dr. Geyson e a Claine é uma maior organização com a possibilidade de conseguirem um trabalho com  mais eficiência e eficácia, além do mantimento de um bom relacionamento com os pacientes antigos através do sistema de fidelização que é um dos grandes diferenciais do nosso sistema médico.

O seu tempo também é precioso assim como o da Claine?! Nós podemos te ajudar a otimizá-lo com o melhor software de gestão, o que acha? E você está a um passo para isso acontecer. Quer saber como? Clique na imagem abaixo: