A imagem que um paciente tem de um consultório e do ambiente em que ele é atendido, como um todo, é grande responsável por definir se ele irá retornar ou não para uma próxima consulta.
Além de oferecer um local confortável, organizado e com aspecto agradável para todos, uma das características mais importantes de um consultório é o atendimento de uma boa secretária - seja na recepção ou ainda durante um telefonema.
Você sabe como é a secretária ideal para um consultório? Ela é o primeiro contato do paciente com seu consultório e por isso deve compartilhar dos mesmos valores que você! Além dessa, há outras características que são indispensáveis para essa profissional; confira quais são!
Facilidade para lidar com o público
A secretária lida diariamente com todo tipo de paciente e seus respectivos acompanhantes na recepção. Nesse contato há, inclusive, aqueles que eventualmente tenham passado por possíveis atrasos ou acontecimento parecido - e cada pessoa reage de uma forma nesses tipos de situações. É interessante que sua secretária saiba contornar conflitos e garantir a satisfação dos pacientes enquanto eles aguardam na sala de espera.
Além do contato pessoal, secretárias também devem ter jogo de cintura para atender ao telefone e coordenar sua agenda, evitando contratempos entre as consultas. É preciso pulso firme e ao mesmo tempo flexibilidade para se adaptar às diferentes situações.
Capacidade de organização
Ela deve ser capaz de lhe ajudar na gestão do seu consultório, na organização das informações de seus pacientes e também na estruturação da sua agenda de consultas. Por ter que tratar diretamente com atividades burocráticas e que exigem uma grande capacidade de concentração, a organização é outra característica essencial.
Secretárias desorganizadas e com dificuldade de coordenar sua agenda e os dados dos pacientes podem atrapalhar a sua rotina de trabalho e o gerenciamento das atividades. Uma boa dica para auxiliá-la nessas funções é investir em um bom software de gestão que auxilia na organização de sua agenda, facilitando e aproveitando melhor o trabalho da sua secretária.
Educação e simpatia
A secretária é o primeiro contato do paciente com o seu atendimento. Por esse motivo, você deve contratar uma profissional que o trate com educação e simpatia, já que, via de regra, a primeira impressão é a que fica.
Secretárias que são cordiais geralmente lhe ajudam a conquistar seus pacientes, faz com que eles se sintam mais seguros e influenciam que eles continuem sempre retornando ao consultório.
Pontualidade e dedicação
Como qualquer outro funcionário que valoriza o seu trabalho e que atua com seriedade nas suas obrigações, a secretária ideal também deve ter dedicação, pontualidade e muito respeito por aquilo que faz. A presença da secretária em um consultório é de extrema importância. Você deve ter a certeza de que pode contar com ela em qualquer momento e que ela não lhe deixará em apuros quando mais precisar.
Caso a sua secretária não apresente qualquer dessas características e habilidades, converse com ela e incentive que ela busque sempre melhorar o seu trabalho e adequar a sua postura àquilo que você espera. Cursos de capacitação também são indicados para que ela tenha conhecimento pleno do trabalho exercido. Ela deve ter em mente como a sua atuação pode influenciar na rotina do consultório e que deve passar credibilidade para os pacientes.
Agora que você já sabe como deve ser a secretária ideal para consultório, aprenda como organizar a agenda do seu consultório para ganhar tempo.
