Embora o conceito de armazenamento (cloud computing) date da década de 60, não há muito mais que 20 anos que esse sistema vem sendo implementado de forma consistente no ambiente empresarial.
A transição de um servidor para a nuvem é um processo que deve ser racionalizado e pensado em equipe. Ela exige planejamento, sintonia entre as equipes de suporte e filiais e, claro, um bom software de gestão.
Nesse post, você vai encontrar dicas de como migrar seu sistema para nuvem sem colocar seus dados em risco e potencializando os resultados de uma clínica ou consultório. Boa leitura!
O armazenamento em nuvem no segmento de saúde
O armazenamento na nuvem diz respeito ao compartilhamento de informações e dados que pode ser feito em qualquer lugar ou hora, desde que se tenha um dispositivo com acesso à internet.
Isto é, ele elimina a necessidade de servidores e discos físicos para armazenamento e gerenciamento do banco de dados. No caso específico de um consultório clínico, isso implica em:
redução de custos, já que costumam diminuir consideravelmente os gastos com manutenção de TI;
segurança, pois o armazenamento em nuvem garante a recuperação dos seus arquivos de agendamento de consultas e prontuários diante de qualquer situação;
aumento da capacidade de armazenamento de acordo com o crescimento do número de pacientes;
rápido e fácil compartilhamento de informações entre pacientes e profissionais, independente do número de filiais e local do atendimento.
A seguir, você conhecerá alguns dos pilares da migração de um servidor tradicional para nuvem.
1. Defina as necessidades da sua clínica
Ao adotar um sistema em nuvem, o contratante tem duas opções de sistema: público e privado. No privado, o sistema na nuvem é gerenciado em segundo plano, por intermédio de técnicos de TI contratados por você. Isso permite um maior controle do sistema, porém com maior responsabilidade.
Já no sistema público, um provedor é contratado para gerenciar toda a estrutura, possibilitando menos custos e mais espaço de armazenamento de acordo com o crescimento do consultório clínico. Nesse caso, no entanto, a clínica acessa o hardware, software e outras infraestruturas via navegador, mas tem menos controle sobre o sistema.
Há também os sistemas híbridos, que são uma mescla do público com o privado, permitindo que ambos os sistemas funcionem de modo independente e interajam entre si quando necessário. A vantagem fica por conta da segurança de dados, pois, caso a sua clínica queira proteger determinadas informações, pode armazená-las na nuvem privada e garantir o sigilo.
2. Contrate um sistema de gestão para armazenamentos na nuvem
Além de escolher o tipo adequado de nuvem, é preciso avaliar se os recursos de automação do cloud são inteligentes, automatizados e, sobretudo, seguros. A confiabilidade e o alinhamento entre os objetivos de sua clínica e deste parceiro devem ser levados muito a sério.
Por um valor fixo, é possível gerenciar todos os procedimentos de um consultório clínico por meio de um sistema na nuvem. A MV e a Netdente (aliados ao provedor Amazon Web Services), o SAP (aliado à IBM ), a Onmed, entre outros, são alguns exemplos de sistemas de gestão que já têm algum know-how neste segmento.
3. Avalie a capacidade de adaptação à infraestrutura já existente e o envolvimento dos profissionais
Se você é gestor de uma clínica ou consultório, provavelmente conta com o apoio de equipes de faturamento, financeiro, RH e TI já habituadas ao modo de trabalho em um servidor, e não é possível simplesmente ignorar a logística existente.
Antes de migrar seu sistema para a nuvem, é saudável avaliar se ele se adapta às tecnologias existentes na clínica para evitar uma transição turbulenta junto às equipes.
4. Faça ajustes de infraestrutura
Utilize soluções para melhora de desempenho, que são elaboradas pelos sistemas de gestão e disponibilizadas para o usuário. Execute atualizações constantes de TI, utilize um bom antivírus, além de outros cuidados que serão determinados pelo seu provedor e que garantem a eficiência de um sistema na nuvem.
5. Determine o que deve migrar para a nuvem
Outro aspecto essencial ao qual você deve ter atenção é listar o que precisa e o que não precisa ser migrado para a nuvem. No caso de uma clínica ou consultório, você tem prontuários, arquivos de exames em anexo, agenda de contatos de pacientes, agenda de marcação de consultas, área de faturamento, área de relacionamento com o paciente etc.
Nessa etapa, é preciso que você conte com a ajuda da equipe de suporte de TI para avaliar a infraestrutura atual e considerar estrategicamente o que deve ficar online e o que pode continuar offline.
Lembre-se também de estabelecer prazos, isto é, determinar quando a migração deve acontecer, se ela é prioritária ou se pode esperar outro momento.
6. Garanta o compromisso da equipe
A transição para a nuvem exige que sejam listados os profissionais envolvidos e que eles estejam comprometidos nessa mudança, que reconheçam a importância do projeto para a empresa e sua responsabilidade individual.
Por isso, é importante se colocar as seguintes questões:
como os processos são executados atualmente?
como os processos passarão a funcionar online?
será necessário adaptar a estrutura dos processos?
como os serviços da clínica serão afetados?
Nesse sentido, é importante que você, como gestor, delegue responsabilidades e que os envolva nas etapas de planejamento e execução.
7. Invista nas melhores práticas de segurança
Após meditar sobre o tipo de armazenamento em nuvem adequado ao seu consultório clínico e contratar o provedor ideal, é hora de garantir que somente algumas pessoas possam ter acesso aos documentos, ou seja, estabelecer uma hierarquia por nível de acesso. Isso é obtido por meio de um bom sistema de criptografia, políticas de uso e autenticações.
É recomendado, também, que os backups sejam feitos periodicamente, a fim de garantir a integridade dos dados.
8. Conheça a legislação que define o seu sistema
Como em qualquer tipo de negócio, conhecer a legislação que rege o sistema na nuvem pode evitar alguns transtornos futuros. Saber, por exemplo, o que fazer em caso de falência da empresa de software ou em caso de não receber o que contratou é fundamental.
Quanto a esse último item, inclusive, é recomendado atentar-se ao Acordo de Nível de Serviço (SLA). Isso garantirá que a sua clínica receba o serviço de acordo com as expectativas. Caso o serviço seja mal prestado, haverá uma multa.
9. Monitore o processo
O monitoramento contínuo das funções ajuda a detectar possíveis erros e falhas, inclusive humanas, que podem aparecer no ambiente corporativo. Assegure-se, também, se sua clínica faz parte de uma rede, de que todas as filiais estejam na mesma etapa da migração.
Uma opção que ajuda a prever esses erros é realizar testes gratuitos oferecidos pelos softwares de gestão. Assim, você consegue acompanhar de perto a experiência do usuário.
O objetivo de migrar para a nuvem é obter vantagem competitiva no mercado, já que essa ferramenta aumenta a agilidade, segurança e ainda reduz custos. Por isso, esses parâmetros precisam estar necessariamente melhorando para que você tenha certeza de que a implementação foi bem feita.
Agora que você já sabe como migrar seu sistema para nuvem, comente aqui suas dúvidas ou conte para a Shosp sobre a sua experiência com essa ferramenta. Nós queremos te ouvir!