Um dos segredos para o sucesso de um consultório ou de uma clínica está na organização de sua agenda. Quando ela é bem administrada, tanto os profissionais quanto os pacientes são beneficiados. Essa tarefa, porém, pode ser um pouco difícil, pois demanda atenção e um bom planejamento dos horários.
Se você quer aprender como organizar sua agenda para deixá-la mais eficiente e agradar ainda mais seus pacientes, preparamos nove dicas para a realização dessa tarefa indispensável para uma boa rotina de trabalho. Confira!
1. Intercale consultas de rotina e primeiras consultas
Consultas de rotina e primeiras consultas têm durações muito diferentes. Enquanto as consultas com novos pacientes podem durar até mais de uma hora, as de rotina podem ser resolvidas em prazos menores — geralmente, por volta de 20 e 30 minutos.
É importante sempre assinalar na agenda quais são as primeiras consultas e quais são as de rotina. Assim, será fácil prever quanto tempo você demorará em cada atendimento e poderá organizar melhor os seus horários. O equilíbrio entre esses dois tipos é a melhor forma de aproveitar seu tempo de maneira eficiente.
2. Conheça bem os seus pacientes
Pensando ainda sobre o tópico anterior, conhecer as peculiaridades dos seus pacientes regulares é uma boa alternativa para montar uma agenda equilibrada.
Você deve avaliar não somente o motivo da consulta, mas também as características de cada pessoa. É uma boa ideia intercalar pacientes que geralmente precisam de consultas mais longas com aqueles que são rapidamente atendidos. Dessa maneira, você conseguirá organizar melhor o seu dia sem prejudicar a sua produtividade e o cumprimento de seus horários.
3. Estabeleça um intervalo de segurança entre as consultas
Uma das falhas mais comuns na administração de agendas de consultórios e clínicas é a sobreposição de horários. Quando não se estabelece um intervalo de segurança entre as consultas, corre-se o risco de atrasar o atendimento. Isso aumenta a insatisfação e o tempo de espera dos pacientes na recepção.
Para evitar esse problema, sempre marque suas consultas com pequenos intervalos de segurança entre elas. O período de 10 minutos é o ideal para que você possa se organizar para receber um novo paciente na sua sala após encerrar a consulta anterior.
4. Confirme as consultas no dia anterior
Uma boa maneira de evitar faltas e baixa produtividade é criar o hábito de confirmar com seus pacientes as consultas do dia seguinte. Muitos se esquecem do horário agendado e acabam não comparecendo para a consulta, o que prejudica a rotina de trabalho do profissional.
Quando você cria o hábito de entrar em contato com o paciente no dia anterior, você o ajuda a se lembrar do seu agendamento e pode reorganizar sua agenda com base nos horários que forem desmarcados — abrindo espaço para consultas de urgência, por exemplo.
5. Saia do papel e use um bom software para agendamentos
Agendas de papel estão ficando cada vez mais ultrapassadas. Além de caminharem no sentido contrário das premissas de um mundo mais sustentável e equilibrado, elas dificultam sua capacidade de gestão, já que o processo de desmarcar pacientes e reagendar horários é muito mais complicado no papel.
Os softwares de gestão eletrônica podem ajudar a gastar menos tempo, tinta e papel na organização da sua agenda, de forma a garantir o melhor gerenciamento de seus horários. Com o tempo que você economiza nesse tipo de atividade, você compensa os intervalos de segurança sobre os quais falamos na dica 3, por exemplo.
6. Delegue tarefas que não precisam ser realizadas por você
Foque no que é fundamental: o atendimento ao paciente. Atividades que extrapolam as questões clínicas podem ser resolvidas pela secretária, recepcionista ou pelo setor financeiro. Atestados médicos, por exemplo, podem ser retirados direto na recepção, sem a necessidade de despender o tempo do atendimento com esta etapa.
Outra atividade que pode ser feita pelo pessoal da recepção são informações administrativas como cobertura de procedimento e outras questões relacionadas a planos de saúde que interferem em como organizar a agenda.
7. Incorpore a tecnologia em seu consultório
Por mais que a tecnologia já esteja sendo usada em algumas atividades do consultório, como o software de marcação de consultas para organizar a agenda, sempre é possível aproveitar um pouco mais esses recursos. O receituário pode ser digitado, afinal, é mais prático e evita-se a dificuldade de se compreender a grafia.
As imagens também podem apoiar muito algumas especialidades e ajudar na avaliação do tratamento em longo prazo. Esse tipo de documentação também pode auxiliar no registro de informações do paciente e no histórico de atendimentos. Até a Nota Fiscal pode ser enviada via e-mail para evitar que a recepção fique cheia.
8. Invista em treinamentos para agilizar todas as etapas do atendimento
Treinar a equipe constantemente é importante para manter a agenda de seu consultório organizada. Se uma informação é importante e as dúvidas sobre ela são recorrentes, isso precisa estar muito bem alinhado com a equipe. Treinamentos regulares servem para deixar a equipe mais segura sobre as informações que precisam ser passadas aos pacientes. Dessa forma, todos se sentem mais preparados para tomar uma decisão que agilize os atendimentos, sem comprometer a qualidade.
9. Tenha a pontualidade como um valor para a sua clínica
Prestar serviços de saúde não requer que apenas o profissional da saúde seja pontual. Existe toda uma cadeia de colaboradores essenciais para que o atendimento funcione pontualmente que vai além de como organizar a agenda. Se a equipe de limpeza não chegar no horário, não tem como atender; se os fornecedores de água mineral não entregarem os galões, fica difícil abrir a clínica; se o pessoal da recepção não é pontual, todo o trabalho fica atrasado.
Por isso é importante ter a pontualidade como um valor para todos que trabalham na clínica e não apenas para a equipe de saúde.
Essas dicas são apenas algumas das várias estratégias que você pode usar para otimizar sua rotina. Quais táticas você usa para organizar sua agenda e usufruir melhor do seu tempo? Deixe seu comentário! Compartilhe suas experiências!
