O profissional da área da saúde costuma ter um certo receio na hora de decidir se vai ou não contratar um sistema de gestão para clínica. Alguns questionamentos surgem na cabeça como; “será que as informações dos pacientes vão ficar seguras”, “vou ser penalizado pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)?”, ou até “o sistema de gestão para consultórios realmente vai trazer resultado?”. A insegurança é normal. Mas não para todos. O endócrino, de Campos de Jordão-SP, Dr. Carlos Cougo, não hesitou em escolher o Shosp, e foi a partir de um teste grátis de 7 dias, que ele percebeu a importância e a diferença que o software médico iria fazer no seu consultório.

O Shosp vai mostrar, neste estudo de caso, como um trial de 7 dias foi o responsável por encorajar o endócrino na tomada de decisão por um sistema de gestão e  quanto o Shosp otimizou  e simplificou a gestão do consultório que, antigamente, sofria muito com a parte de agendamentos dos pacientes e, partir deste ponto, irá ser ilustrado os motivos de fazer o Dr. Carlos ser o nosso cliente há exatos 4 anos.

Como é a rotina de um endócrino?

O Dr. Carlos, costuma atender todos os dias úteis da semana, de segunda à sexta. Ele tem os pacientes agendados na parte da manhã, dentro do horário de 8h às 11h, como também os pacientes agendados no horário da tarde que se estabelece a partir das 13h às 17h. Desde o período que começou a parceria com o Shosp até o momento atual, observa que o número de agendamentos aumentou. E isto devido ao agendamento online também. Para quem ainda não sabe, o agendamento online do Shosp é um canal adicional pelo qual o paciente pode encontrar a clínica e agendar a próxima visita. E as chances de conseguir mais pacientes costumam ser aumentadas quando esta ferramenta é disponibilizada diretamente pelo website ou página do Facebook. Foi deste modo que o Dr. Carlos conseguiu ter um aumento considerável.

“Eu fiz um site e coloquei o link do agendamento online. E alguns pacientes que são de outra cidade acabam agendando através deste recurso que acredito ser um dos diferenciais do Shosp. Só não costumo deixar muito aberto, disponibilizo de algumas vagas somente da semana e já me otimiza bastante”.

Qual foi o maior desafio que você se deparou antes de adquirir um software de gestão e como foi a escolha pelo Shosp? 

O Dr. Carlos afirma que o maior problema que enfrentava em seu consultório era a questão dos agendamentos/ marcação de consultas. Muitas das ligações costumavam ser feitas pelo celular e as secretárias registravam  em agendas. São 3 secretárias contratadas para o consultório, e o problema na época, era que não havia o controle em cima de cada horário marcado e com isso, muitas vezes ocorria o conflito de agendar um paciente em um horário que já estava ocupado. 

“Eu não conseguia saber se tinha ou não tinha marcado o paciente e também não tinha controle sobre os que faltavam a consulta ou até em relação às faltas recorrentes. Me dei conta que precisava de um software de agendamento para ontem”.

Foi a partir deste ponto que o Dr. Carlos resolveu se render às facilidades que a tecnologia pode proporcionar. Decidiu usar a ferramenta de buscas para começar a sua pesquisa. Começou pelo trial de algumas empresas do mesmo segmento do Shosp, mas foi com o nosso teste grátis que ele se encantou. 

“Eu cheguei a testar outros pela internet, mas não foi satisfatório. Alguns apresentavam uma tela de agendamento muito confusa, usabilidade ruim, muita desorganização na distribuição das informações, ou seja, não eram nada intuitivo. E eu desejava algo que solucionasse o meu problema de agendamentos de forma simples, de fácil manuseio e entendimento. Foi quando eu testei o sistema com o Shosp, e gostei muito. Estou até hoje usando, 4 anos já completou esta parceria”. 

O que mudou no seu consultório depois da contratação do plano com o Shosp?

“Mudou bastante o controle sobre os agendamentos, eu posso dizer como uma estimativa de  100% de melhora, porque eu não sabia quem estava agendado. A agenda impressa comparada com a online é muito diferente.  Agora com o Shosp todas as informações ficam armazenadas em um único lugar. Que é o sistema em nuvem.

E como foi lidar com esta transição do papel para um sistema de gestão para consultórios?

De acordo com o Dr. Carlos foi bem fácil, pois o sistema já foi pensado para atender às necessidades específicas de cada pessoa. Ele, por exemplo, consegue ter acesso ao cadastro do paciente, ou a uma determinada tela e todo o sistema é mapeado de uma forma que a navegação seja realizada de forma prática.

E o suporte recebido pelo Shosp?

Dr. Carlos diz que no começo não teve grande dúvidas e as poucas que teve foram logo respondidas de forma rápida. Não houve problema. Agora que está mais acostumado com o sistema não vê por que procurar ajuda do suporte neste momento. Mas quando perguntava ou pedia mudanças, a solicitação costumava ser atendida de forma imediata. 

“No início tinha alguns detalhes, eu perguntava, e o suporte se mostrava apto a mudar, eu me lembro da questão do recibo, porque os dados não constavam nele, em seguida eu pedi este ajuste para o suporte e fui atendido de forma eficaz. As poucas dúvidas que tive, utilizava o chat do sistema, o famoso Dr. Mostarda, e poucas vezes utilizei o e-mail, mas não tenho nada a dizer, só elogios mesmo. 

Como as suas secretárias se adaptaram com a implantação do sistema de gestão?

Eu tenho 3 secretárias que me ajudam como todo este procedimento com os pacientes para garantir uma boa experiência para eles também. O nome delas é Juliana, Nádila e Fabiana. Apresentei o Shosp e tratei logo de criar um login para cada uma delas. E o resultado não poderia ser mais promissor. Elas aprenderam rápido e uma foi ajudando a outra também, isto é importante. E agora, com o novo modelo de agenda, ficou ainda mais prático, porque tem a opção de arrastar os agendamentos e transferir os pacientes de um cadastro para o outro, por exemplo. Então, sinceramente, eu não sei o que o Shosp pode fazer a mais para melhorar  a nossa experiência no sistema, porque pra mim, já está ótimo.

Quais aprendizados que você gostaria de compartilhar com as pessoas que estão na mesma situação em que você já esteve?

Acredito, que no início, é você saber como que está a agenda. Pelo fato de poder consultar todas informações em um único lugar, e com isso, não acontecer conflitos de pacientes marcados no mesmo horário. O que acaba diminuindo o estresse. Às vezes, você não tem a agenda impressa em mãos de forma imediata o que acaba te atrasando um pouco durante o dia de trabalho. Portanto, software médico, onde fica tudo armazenado, é outra coisa. Eu senti que teve uma maior fidelização dos clientes também. Pois o paciente marca a consulta e, em seguida, o retorno 15 dias depois. Quando o sistema manda através do SMS a confirmação do agendamento um dia antes, o paciente acaba lembrando, o que evita o número de faltas. 

Que tal fazer igual ao Dr. Carlos Eduardo Santos Cougo e experimentar o 7 dias grátis que o Shosp oferece?! Você vai ver como um sistema eficiente pode transformar a gestão do seu consultório!

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