É muito usual no ramo da odontologia que os dentistas sejam os donos dos consultórios em que trabalham. Sendo assim, esses profissionais precisam desempenhar o duplo papel de ser o dentista e o gestor da clínica.
Apesar disso, muitos deles saem do curso de odontologia preparados para cuidar da saúde da população, mas não para administrar o próprio negócio.
Por isso, é necessário que os dentista-empreendedores se voltem novamente para os estudos e aprendam tudo o que envolve a gestão de um negócio, desde a parte financeira até a legislação.
Para te ajudar a dar o primeiro passo em direção a uma gestão sólida, separamos alguns desafios que você precisará enfrentar.
Afinal, porque uma boa gestão é importante para o seu consultório?
Simples, porque sem uma gestão eficiente o seu consultório não vai para frente. Quando você decide abrir o seu próprio negócio, você passa a ser responsável também pela saúde dele.
Em termo práticos, ser um dentista e oferecer a melhor solução para os problemas dos seus pacientes não é o suficiente para manter uma clínica de pé. Isso porque, o sucesso de qualquer negócio envolve o equilíbrio entre a qualidade do serviço prestado e também a tomada de decisões.
Sendo assim, é responsabilidade do gestor assegurar que o consultório permaneça estável e seguro mesmo durante crises, além de capaz de competir com a concorrência.
Navegando em mares revoltos
O trabalho de um gestor é muito similar ao trabalho de um comandante de embarcação.
Para que a embarcação se mantenha firme durante tempestades e outras eventualidades que acontecem em alto mar ela precisa estar nas mãos de um profissional competente.
Imagine, então, o que aconteceria se o comandante não ter um bom plano de navegação e não saiba o que fazer em situações difíceis. É bem provável que a embarcação e toda a sua tripulação afundasse, não é mesmo?
O mesmo vale para uma clínica odontológica.
Por isso, apesar de oferecer um serviço essencial para a saúde da população, o dentista precisa considerar que nem sempre irá contar com alta demanda o ano inteiro.
Especialmente aqui no Brasil em que muitas pessoas priorizam outras coisas em detrimento dos procedimentos não emergenciais, como a instalação do aparelho dental transparente, por exemplo.
Por esse motivo, é muito importante que você esteja preparado para manter o consultório funcionando tranquilamente independentemente da época do ano.
A seguir, confira outros desafios enfrentados por dentistas gestores.
Administração do tempo
Dividir o tempo entre atendimentos e o dia a dia administrativo de um consultório não é uma tarefa fácil. Afinal, um bom dentista, muitas vezes, tem a tendência de sempre priorizar seus pacientes.
Entretanto, entre um a aplicação da lente de contato dental e outra é preciso se voltar aos números e à logística.
Para ganhar mais tempo o dentista pode listar todas as tarefas desempenhadas por ele e identificar o que pode ser automatizado ou feito por outra pessoa.
Controle da agenda
Parte o tempo pode ser otimizado com um bom controle da sua agenda. Para isso, é necessário que você tenha acesso fácil a esse material para poder consultar
tanto os atendimentos que estão por vir quanto os que já passaram.
Assim, você tem maior controle de horários, da quantidade de tempo leva para fazer cada procedimento e onde você pode encaixar outros afazeres sem prejudicar os seus pacientes.
Gerenciamento financeiro
Se o cuidado com os pacientes é a alma da sua profissão, a gestão das finanças é a espinha dorsal do consultório. É essa parte do trabalho que irá manter o negócio de pé e saudável.
O controle financeiro pode ser um pouco chato, mas é imprescindível e deve ter sua total atenção.
Por isso, antes de qualquer coisa, organize as suas finanças. Para isso, tome as seguintes providências:
Liste os custos fixos (aqueles que não mudam a cada mês) e os variáveis (que variam de um mês ao outro);
Organize os preços de tratamentos;
Crie uma reserva para gastos não esperados;
Importante separar os gastos pessoais dos gastos da empresa;
Monitore o fluxo de caixa;
Fique de olho no estoque de materiais.
A gestão das duas últimas informações ser totalmente automatizado com o uso de
um bom software que irá reuni-las em um só lugar para facilitar a sua vida.
Dessa forma, os profissionais da saúde poderão registrar os materiais necessários para fazer implantes dentários, por exemplo, e ir monitorando a disponibilidade deles em estoque para não correr o risco de deixar de atender alguém pela falta de materiais básicos.
Coordenação de informações importantes
Durante a gestão da sua clínica você vai se deparar com o fluxo intenso de informações tanto quanto de pacientes. Seja os dados financeiros, de logística ou de informações de pacientes, você será responsável por estar por dentro de todos eles.
No caso dos prontuários, você já deve saber que é essencial ter tudo devidamente documentado para não prejudicar o tratamento de seus pacientes
O mesmo vale para a clínica como um todo. Ao coordenar as informações atentamente você organiza todas as áreas da clínica e oferece um boa experiência aos pacientes, como iremos ver no próximo tópico.
Reputação da clínica no mercado
Ok, você já organizou o seu tempo e as informações mais importantes e agora? Bom, chegou o momento de alavancar o seu consultório, ou seja, atrair mais clientes e construir uma imagem respeitada perante o mercado.
Isso pode ser feito com um bom trabalho de marketing, mas também com o bom cumprimento do item anterior.
Quando você tem todos as informações de seus pacientes organizadas se torna mais fácil oferecer um atendimento personalizado e único para cada um. O que os deixa satisfeitos e com vontade de indicar o seu trabalho para outras pessoas.
Esse aspecto de gerenciamento pode parecer simples, mas é essencial que você combine o famoso boca a boca com estratégias bem feitas de marketing digital. Já que é impossível atualmente divulgar serviços e produtos sem a internet ao mesmo tempo que as pessoas ainda valorizam a opinião de outros.
Por isso, estude sobre marketing na internet para entender alguns conceitos, como a importância de produção de conteúdos para a web e o uso de palavras-chave, que em primeiro momento não parecem fazer sentido mas são o caminho para se destacar.
Esse é o caso do termo clareamento dental preço, por exemplo. Aparentemente ele não parece fazer muito sentido, porém ele é um dos temos mais usados na internet por aqueles que procuram por clareamento dental. Sabendo como usar esse termo a seu favor, você irá garantir que os usuários encontrem o seu trabalho na internet.
Conte com a ajuda da tecnologia
Boa parte dos desafios descritos aqui podem ser facilmente contornados com a ajuda da tecnologia. Atualmente, o mercado oferece diversas opções de softwares próprios para a gestão de clínicas.
Para escolher a melhor alternativa fique atento ao dia a dia do seu consultório e dê preferência para aquela que integre informações como:
Financeiro;
Agenda;
Relatórios inteligentes;
Estoque;
Prontuário eletrônico;
Informações fiscais;
Entre outros.
Assim, você poderá várias tarefas em um só lugar.