Uma dúvida recorrente de médicos que optam por abrir o próprio negócio diz respeito aos documentos necessários para o processo de abertura de clínicas e consultórios. Embora seja uma questão burocrática, é fundamental para a legalização do empreendimento.
Como para qualquer tipo de negócio, na falta de algum documento, a clínica ou o consultório podem sofrer penalidades, colocando em risco o seu funcionamento e a imagem do profissional no mercado. Nesse sentido, é muito importante ficar atento às exigências documentais.
Pensando nisso, reunimos as principais informações sobre os documentos necessários para o processo de abertura de uma clínica ou consultório e como obtê-los. Também abordamos a importância de adotar um software de gestão para organizar e agilizar a rotina médica. Acompanhe!
O que é necessário para a abertura de clínicas e consultórios
O primeiro passo deve ser a definição sobre os serviços a serem prestados — se uma clínica ou um consultório —, tendo em vista que a Agência Nacional de Saúde (ANS) classificou os empreendimentos médicos em 54 tipos de consultórios. Entre esses, os mais procurados são:
- para até duas especialidades médicas;
- consultório geral — com mais de 2 especialidades;
- clínica geral — que atua com pequenos procedimentos médicos.
Ao optar por uma clínica ou consultório, é importante analisar qual a estrutura jurídica empresarial que é mais adequada. A empresa pode ser uma sociedade limitada (quando há sócios), uma Empresa Individual de Responsabilidade Limitada — EIRELI ou, ainda, uma sociedade anônima de capital fechado.
Muitos profissionais preferem se registrar como pessoas físicas, entretanto, essa opção tem uma grande carga tributária. Dessa forma, optar por uma EIRELI pode ser interessante para os que não objetivam sociedades.
Essa também é a melhor opção para uma clínica que pretende funcionar com mais de um profissional de saúde. Quando não for possível que outros profissionais de saúde prestem serviços sob o regime da CLT, o ingresso desses profissionais na condição de sócios deve ser analisado.
Para tanto, deve ser dada sequência para todos os trâmites legais de criação de uma empresa, por meio de um contrato social registrado na Junta Comercial.
Registros do estabelecimento
O Documento de Registro do Estabelecimento é o que formaliza uma empresa, podendo ser feito em uma junta comercial ou em um cartório da cidade onde se localiza a clínica ou consultório.
No que diz respeito à área da saúde, especificamente, a abertura de uma empresa precisa de um segundo registro que é efetuado pelo Cadastro Nacional de Estabelecimentos em Saúde (CNES) – que regulariza e registra todos os negócios do setor.
Para registrar a clínica, é preciso entrar em contato com a Secretaria de Saúde do Estado ou do município pertinente.
Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISSQN)
O Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza é o próximo passo para a formalização de uma clínica médica. O formulário de inscrição deve ser preenchido em duas vias e assinado com a inclusão do CRM. A ficha devidamente preenchida precisa ser entregue ao sindicato médico do seu Estado.
Para esse requerimento, os médicos que têm menos de três anos de formação devem enviar, junto à ficha, uma cópia autenticada do diploma de conclusão de curso.
Alvará da Vigilância Sanitária
Esse é um documento fundamental para quem busca saber como abrir uma clínica médica, devendo ser tratado como prioridade, caso contrário, em uma fiscalização, o profissional poderá ser penalizado com o fechamento do estabelecimento. Ele é gerado pela Anvisa e, para obtê-lo, é necessário atender a uma série de regras estipuladas pelo órgão.
Essas normas objetivam a regularização dos estabelecimentos de saúde para a garantia da integridade física e a qualidade do local. Para obter esse alvará, é necessário procurar o órgão do estado ou município.
Alvará de Localização
Assim como os demais documentos, o Alvará de Localização é entregue pelo município onde está localizada a clínica médica. Para obtê-lo, é preciso apresentar comprovante de residência e cópia do CRM, informar a área física total do estabelecimento e anexar uma cópia autenticada da Autorização do Corpo de Bombeiros.
Autorização junto ao Corpo de Bombeiros
Mais um item obrigatório para o registro e a abertura de qualquer tipo de empresa, essa autorização também é necessária aos estabelecimentos de saúde.
A sua obtenção consiste na verificação dos elementos que integram o espaço físico da clínica, por parte do Corpo de Bombeiros do seu estado. As regras do Código de Segurança Contra Incêndio e Pânico podem variar de acordo com cada local, sendo importante observá-las.
Certificado LIMPURB (Departamento de Limpeza Urbana)
Como os estabelecimentos da área da saúde geram resíduos com riscos de contaminação, o certificado LIMPURB é necessário. Esse documento garante uma coleta adequada. Para obtê-lo, são necessários alguns documentos, como:
- pessoa jurídica: CNPJ, IPTU e CRM;
- pessoa física: CCM, IPTU e CRM.
As clínicas que não têm o LIMPURB são multadas, portanto, é preciso que esteja atualizado e disponível em caso de fiscalização.
Os documentos internos necessários para o atendimento médico
Além dos documentos para abertura da empresa, é de fundamental importância criar formulários internos para a rotina da clínica ou consultório, como os utilizados para prontuários, receitas e solicitações de exames.
O gerenciamento dos prontuários de vários pacientes é um grande desafio para clínicas e consultórios médicos — é um alto volume de dados com informações cadastrais dos pacientes e registros de extrema importância.
Também há algumas obrigações por lei que tornam ainda mais complexos esses controles, principalmente em relação à segurança das informações, que envolve um local para guardar os documentos gerados, bem como uma forma ágil de buscá-los quando necessário.
A melhor solução para esse problema é fazer uma gestão eletrônica dos documentos.
A importância de uma visão empreendedora
Como para qualquer tipo de empresa, é importante ter uma visão estratégica, bons equipamentos e profissionais qualificados, para que tudo corra como o planejado. Além disso, é preciso cuidar de todo o negócio, desde a sua concepção até o software que será utilizado para a agilização dos processos na rotina de trabalho.
Embora seja trabalhosa, essa etapa inicial é de fundamental importância, já que representa o alicerce para o bom funcionamento do negócio. Após esse esforço de implantação, será possível focar o que realmente importa — um bom atendimento, além da atração e da retenção de pacientes.
Gestão de documentos
Os prontuários eletrônicos já fazem parte da realidade de muitos médicos. Com o avanço da tecnologia e a facilidade de uso, os softwares especializados para a área da saúde ajudam no gerenciamento de documentos e agilizam vários processos internos em clínicas e consultórios. Veja, a seguir, alguns dos principais aspectos administrativos que podem se beneficiar com esse sistema.
Dados dos pacientes
O prontuário eletrônico substitui os grandes arquivos físicos, podendo arquivar todas as informações relevantes dos pacientes, como dados cadastrais, histórico médico, medicamentos, entre outros dados.
Ele facilita a gestão dos documentos, permitindo a busca e o acesso às informações de forma ágil e segura. Nesse sentido, um prontuário eletrônico seguro permite definir os protocolos de atendimento de acordo com a especialidade e as preferências.
Gerenciamento do consultório
O prontuário eletrônico ajuda no gerenciamento da clínica ou consultório, pois permite reunir todos os processos necessários em um único sistema, como preenchimento de dados cadastrais, agendamentos, receitas, solicitações de exames, entre outros procedimentos.
Monitoramento de receituário
Controlar as receitas e medicamentos manualmente é um trabalho que exige tempo e pode apresentar erros. Com um software especializado, é possível controlar a emissão de receitas, verificando a necessidade de aumentar ou manter a dosagem, bem como o histórico de medicamentos que permite saber por quanto tempo o paciente está sendo medicado.
Assinatura digital
Os prontuários eletrônicos com certificação NGS-2 do Conselho Federal de Medicina (CFM) e da Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) permitem efetuar a sincronização da assinatura digital na sua plataforma. Dessa forma, os documentos podem ser impressos já assinados.
Organização dos documentos
Os prontuários eletrônicos liberam espaços, deixando os ambientes mais organizados. Além de guardar os dados dos pacientes, eles também arquivam informações importantes sobre o estoque, o fluxo de caixa, entre outros documentos.
Segurança de documentos
Os gestores de clínicas e consultórios precisam ficar sempre atentos em relação à segurança dos prontuários, já que eles contêm informações sigilosas. Os prontuários eletrônicos ajudam nesse sentido, protegendo os dados por meio de alta tecnologia.
Redução dos custos
Reduzir os custos é uma preocupação constante dos gestores. Com a utilização da tecnologia por meio de um software especializado, os prontuários deixam de ser registrados em papel, economizando materiais e tempo dos funcionários, que precisariam fazer o trabalho de transposição dos dados para um computador.
Confirmação eletrônica de consultas
Os softwares médicos de gestão permitem a confirmação de consultas por meio eletrônico. Dessa forma, o paciente recebe uma mensagem por SMS e confirma ou não a data e o horário apenas clicando em um botão direcionado.
Como vimos, para a abertura de clínicas e consultórios, é importante providenciar a documentação necessária para garantir a legalidade do empreendimento. Além disso, também é necessário organizar os documentos que fazem parte da rotina médica, como prontuários, receituários e solicitações de exames que podem ser gerenciados com um software especializado.
Você conseguiu entender como abrir uma clínica médica? Esperamos que as informações contidas neste artigo tenham sido úteis para saber quais documentos são necessários para a abertura e manutenção do funcionamento de clínicas e consultórios. E você, conhece a diferença entre softwares gratuitos e pagos para consultórios? Leia nosso artigo acerca do assunto e compreenda!
