Muitos profissionais da área de saúde pensam que o uso da nota fiscal eletrônica é apenas para as grandes clínicas, mas isso não é verdade. O documento fiscal eletrônico é indicado para todas as empresas, independentemente do seu porte.
Emitir nota fiscal eletrônica significa não só estar em dia com a legislação vigente, mas, também, fazer isso de maneira simples e eficiente, uma vez que facilita o processo contábil, traz segurança e transparência para os trâmites financeiros, reduz custos com papéis e armazenamento e muito mais.
Pensando nisso, preparamos este artigo para que você aprenda mais sobre a nota fiscal eletrônica e saiba como é possível utilizá-la de maneira simples e fácil. Confira!
É obrigatório emitir notas fiscais eletrônicas?
A legislação determina que clínicas e consultórios emitam notas fiscais ou recibos no valor do serviço prestado ao paciente. Essa determinação visa proteger tanto os pacientes quanto os profissionais, uma vez que esses documentos podem ser utilizados como forma de comprovar que o serviço clínico foi contratado e prestado.
Além disso, essas notas fiscais podem ser utilizadas para que o contribuinte desconte os valores das despesas com exames, consultas ou demais atividades relacionadas à saúde no Imposto de Renda.
Ao não emitir recibos ou notas fiscais, clínicas e gestores ficam suscetíveis a denúncias por parte dos pacientes e podem enfrentar problemas judiciais e financeiros que coloquem as suas atividades em risco.
Quais as formas de tributação possíveis?
Antes de falarmos sobre o que é preciso, de fato, para a emissão de notas fiscais eletrônicas, é importante conhecermos um pouco mais sobre as principais formas de tributação possíveis para clínicas.
A legislação prevê três principais regimes de tributação — Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Veja abaixo como elas funcionam.
Simples Nacional
O Simples Nacional é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização que conta com uma tributação simplificada e que costuma funcionar bem para clínicas menores.
Para optar por essa forma de tributação, é preciso se enquadrar nas definições de Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte, além de cumprir os requisitos da legislação e formalizar a opção pelo Simples Nacional.
Lucro Presumido
O Lucro Presumido é uma forma de tributação que pode ser utilizadas por empresas com o faturamento de até setenta e oito milhões de reais no ano. Esse sistema utiliza uma base de cálculo para presumir o lucro da pessoa jurídica a partir de sua receita bruta e demais receitas que possam ser tributadas.
Para optar pelo lucro presumido, além do limite de faturamento, a clínica deverá se encaixar em todas as demais especificações da legislação, obter um certificado digital e formalizar a opção.
Lucro Real
O sistema Lucro Real pode ser obrigatório para empresas em determinadas condições. Nesse regime, a tributação é feita com base no lucro líquido do período de apuração, ou seja, a empresa precisa saber e comprovar o valor exato do seu lucro.
Por isso e por obrigar as empresas a apresentarem alguns registros específicos dos seus sistemas contábeis à Receita Federal, o Lucro Real é considerado um regime mais complexo.
Lembramos que é importante informar-se com um profissional de contabilidade para que o regime tributário adotado pela a sua clínica seja o correto.
Quais as vantagens da nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal eletrônica traz inúmeras vantagens para as empresas e gestores:
é armazenada em ambiente eletrônico;
sua emissão é fácil e rápida;
os dados são armazenados de forma segura;
reduz os custos com papéis de impressão;
facilita o acesso às informações;
permite o envio de dados à Fazenda em tempo real;
permite a assinatura digital;
promove maior transparência na realização dos trâmites financeiros.
Como emitir nota fiscal eletrônica de forma fácil?
Adquira um certificado digital
Apesar de ser fácil emitir notas fiscais eletrônicas, é preciso estar atento a alguns detalhes. Não basta decidir iniciar a emissão do documento, abrir um site da Prefeitura e começar a emitir.
Para ser habilitado à emissão, na maioria dos municípios, você precisa adquirir um certificado digital. Isso porque os dados inseridos no sistema precisam ser autenticados e autorizados de forma eletrônica.
Informe-se com a Prefeitura da sua cidade sobre a necessidade do certificado digital e, caso ele seja necessário, informe-se sobre os procedimentos para obtê-lo. Lembre-se de que essas etapas podem variar e, por isso, é importante se informar no seu município.
Obtenha uma autorização da Prefeitura
Além do certificado, credenciar-se à Secretaria Municipal da Fazenda também é necessário. Para isso, você deve comparecer à Prefeitura da sua cidade para obter o seu Alvará ou Cadastro Municipal do Contribuinte.
Caso a sua empresa esteja localizada em um município diferente do seu domicílio, é importante informar-se sobre a possível necessidade de cadastrar-se também no CEPOM, que cuida de prestadores com destinos em outras cidades.
Preencha os campos obrigatórios
O processo de emissão de nota fiscal eletrônica exige o preenchimento de alguns campos obrigatórios, como CNPJ, razão social, endereço, inscrição municipal, entre outros.
Também haverá campos para inserção dos dados do tomador de serviços e dos serviços prestados. Eles devem ser descritos com a classificação fiscal e municipal, as alíquotas, os impostos retidos, e outros dados.
É importante estar atento para que todas as informações sejam prestadas corretamente. Dessa forma, é possível começar a emitir a nota fiscal eletrônica para seus pacientes sem maiores complicações.
Considere a utilização de um software de gestão empresarial
Para emitir notas fiscais eletrônicas, também é interessante contar com um software de qualidade e confiança que fará com que a emissão desse documento seja mais simples, rápida e segura.
O Shosp é um software de gestão empresarial que fornece a ferramenta ideal para a emissão das notas fiscais eletrônicas de forma segura. Ele é homologado em todos os municípios e permite que os documentos sejam emitidos diretamente pelo software, assim você não precisa entrar no site da prefeitura e redigitar dados toda hora.
Além disso, o Shop oferece funcionalidades diversas para que a gestão da sua clínica seja completa, facilitando todos os processos, como organização de agendas médicas, prontuário eletrônico, relatórios, confirmação de consultas com os pacientes e muito mais.
A nota fiscal eletrônica é perfeita para clínicas de todos os portes, fará com que os seus processos fiscais sejam realizados de acordo com a legislação vigente e com mais segurança, praticidade e eficiência.
Se você deseja começar a utilizar a nota fiscal em sua clínica, entre em contato conosco e conheça o Shosp. Será um prazer atendê-lo.