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A primeira coisa a qual um paciente tem acesso quando chega a um consultório médico é a recepção. Por isso, esse local precisa ser muito bem-organizado, visualmente adequado e acolhedor para as pessoas.
Assim sendo, os gestores desse tipo de estabelecimento precisam conhecer os principais erros de recepção de consultório, para que possam buscar meios para eliminá-los. Veja quais são eles, na sequência!
Demora no atendimento
Quando as pessoas chegam na recepção do consultório, elas desejam ser prontamente atendidas, principalmente se estiverem com algum problema de saúde que cause desconforto. É por isso que se faz necessário manter tudo organizado, para que não haja demora no atendimento.
É preciso que se contrate uma quantidade adequada de recepcionistas ou secretárias, para que as pessoas não deixem de ser atendidas com qualidade. Também é uma ideia interessante organizar um esquema de senhas para atendimento, nos casos de clínicas com grande fluxo de pacientes.
Falta de comunicação entre médicos e recepcionistas
Os médicos e os recepcionistas precisam ter uma boa relação de trabalho em equipe, para que não ocorram erros nas atividades da recepção de consultório. É imprescindível que as secretárias passem a agenda médica para o profissional da saúde, sempre que ele inicia o seu turno.
Assim, o médico pode programar os seus horários de descanso ou para lanche nos momentos em que a agenda estiver ociosa. Isso evita que os atendimentos atrasem, causando incômodo para os pacientes que estão aguardando na sala de espera.
Excesso de barulho
O excesso de barulho pode causar irritação nos pacientes, principalmente se eles já estiverem passando por algum problema de saúde, algo que não é agradável para ninguém. Por isso, evite os ruídos desnecessários.
Não é recomendado que você tenha um rádio na recepção, por exemplo. Isso porque as músicas tocadas nem sempre podem ser do gosto de todos. Além disso, elas contribuem para um excesso de barulho. Indica-se o uso de uma música ambiente instrumental, que proporciona um ar relaxante ao ambiente.
Cores e decoração inadequadas
Também é preciso dar atenção às cores utilizadas na decoração da recepção do consultório. Para as paredes, é recomendado o uso de tintas com tons mais claros, como um verde ou azul clarinhos, um bege, ou até mesmo o branco.
Cores muito quentes, como o vermelho e o laranja, bem como uma decoração exagerada, com arranjos de flores muito grandes, não são adequadas para o ambiente de uma clínica.
Equipe bem-treinada
O momento de receber os pacientes na recepção do consultório é crucial, por isso, é importante ter uma equipe bem-treinada. Invista em treinamentos periódicos e capacite os colaboradores a fornecer um excelente atendimento aos pacientes. Eles merecem ser bem-tratados, assim como ter seus problemas resolvidos rapidamente.
Os recepcionistas e os demais funcionários devem ser qualificados para proporcionar um determinado serviço aos pacientes. Por isso, mantenha a sua equipe atualizada sobre as boas maneiras de suporte para manter o lugar acolhedor.
Somente assim, será possível evitar situações constrangedoras que afastem os pacientes da sua clínica média. Mantenha-os engajados e interessados em ter o atendimento da sua unidade de saúde.
Uso da tecnologia
Sabemos que a atendimento na recepção de consultório deve ser humanizado, compreensível e pensado sob medida para cada paciente. Entretanto, isso não altera o fato de que a tecnologia pode ser uma boa aliada nas clínicas médicas.
Com a ajuda de softwares inteligentes, os recepcionistas podem acessar todo o histórico recente dos pacientes e entender a situação atual deles. Antes do avanço tecnológico, seria necessário procurar em pastas e papéis sobre o contexto de cada paciente.
No entanto, isso ficou no passado. Conte agora mesmo com uma solução apropriada para consultórios médicos e agilize os atendimentos aos pacientes. Além de evitar que eles fiquem muito tempo na recepção, as consultas e os exames são realizados rapidamente.
Retorno e feedback dos pacientes
Uma outra forma de saber como está sendo a experiência do paciente no seu consultório é recebendo feedback. Esses relatos pessoais servem para as equipes das clínicas reconhecerem como está sendo o trabalho em conjunto dos colaboradores.
Talvez os pacientes deixem alguma avaliação informando a qualidade de um serviço específico prestado pela sua empresa. Se eles mencionarem o atendimento na recepção, certifique-se de considerar todos os pontos informados e reflita sobre eles.
Claro que uma situação individual não deve ser vista como um problema geral, por isso, preste atenção nas reclamações similares. Caso muitos pacientes estejam enviando sugestões nos comentários sobre a recepção, talvez seja necessário deixar a equipe mais preparada.
Padronização de processos
Se tem algo corporativo que reduz custos e melhora os serviços prestados em uma empresa é a padronização de processos. Esse procedimento eficaz pode ser aplicado em empresas de diversos tipos e portes, como no caso de clínicas e consultórios.
Isso torna as tarefas realizadas na unidade de saúde muito mais eficazes. Dessa forma, a produtividade dos colaboradores é aumentada, bem com o desempenho deles durante o expediente. Essa é uma prática essencial para manter as operações funcionando corretamente e a todo vapor.
No caso da recepção de consultório, todos os recepcionistas do consultório vão ter o mesmo treinamento e saber como realizar operações padronizadas. Mesmo que eles trabalhem em turnos diferentes, mantenha os processos seguindo um padrão. A rotina da empresa vai ser uniforme e se manter produtiva do início ao fim do dia.
Extra – dicas para evitar problemas na recepção de consultório
Para evitar problemas na recepção de consultório, podem ser seguidas algumas dicas básicas. Veja, a seguir, as principais delas:
- invista em organização;
- aposte na qualificação da equipe;
- crie regras claras e objetivas;
- invista em um bom software médico de gestão.
Tudo pronto para organizar bem a recepção de consultório? Então coloque em prática o que aprendeu neste post e garanta um melhor atendimento para os seus pacientes!
Aproveite e compartilhe este post em suas redes sociais! Assim você ajuda os seus colegas médicos a também não errarem mais na recepção de seus consultórios.
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