Garantir a saúde do paciente está em primeiro lugar para as clínicas médicas. Porém, assim como a saúde física, cuidar da saúde financeira é muito importante, especialmente, quando falamos de empresas. Para manter o sucesso das contas de uma clínica mesmo em tempos de crise econômica, é importante saber como fazer o faturamento dos planos de saúde.
De que forma você faz o acompanhamento dos custos dos convênios? Quais os principais problemas enfrentados no acompanhamento? O que pode ajudar a ter um controle melhor e mais prático?
Neste artigo, você vai descobrir se tem acompanhado corretamente as cobranças relativas às operadoras e como evitar problemas com glosas. Boa leitura!
A importância de acompanhar o faturamento dos planos de saúde
Acompanhar o faturamento de um serviço de saúde é essencial para garantir a sobrevivência do consultório ou da clínica, já que os custos de manutenção são altos e os repasses são essenciais para garantir um bom atendimento ao público e, também, o lucro.
Acontece que receber o devido valor dos planos de saúde não é uma missão tão simples. É necessário atender uma série de procedimentos burocráticos que, se não forem observados com cautela, fazem com que a equipe perca tempo de trabalho e colocam a clínica em risco de prejuízo financeiro.
Entendendo as etapas do faturamento
Alguns conceitos são essenciais para entender como o faturamento dos planos de saúde é feito e qual é o seu fluxo até chegar à operadora:
- geração de lote: inclui e exclui procedimentos no lote;
- fechamento do lote: geração do extrato de atendimento sem possibilidade de mudança;
- hiato: período de análise do convênio e aguardo do pagamento;
- conferência do lote: após a confirmação do pagamento, deve-se confrontar os dados e confirmar se todos os procedimentos foram aprovados e se os valores são correspondentes ao esperado.
Embora pareça simples, realizar esses procedimentos de forma manual requer muita atenção, tempo e paciência. É por isso que o suporte tecnológico tem tanta aprovação na gestão de clínicas, afinal, softwares de gestão proporcionam mais precisão nas cobranças e reduzem o tempo de preenchimento de fichas.
O TISS (Troca de Informações em Saúde Suplementar) foi criado em 2006 pela Agência Nacional de Saúde (ANS) para padronizar as rotinas administrativas de acompanhamento econômico e assistencial, compondo o Registro Eletrônico de Saúde.
Isso significa que é possível configurar um software de gestão de acordo com o parâmetro federal e, assim, o sistema valida todas as guias, eliminando a chance de erros no processo. O sistema ainda permite articular esse módulo com outros serviços, como agenda médica, prontuário eletrônico, controle financeiro, além de enviar SMS e e-mails ao paciente.
Os desafios do processo
O processo de faturamento é burocrático e detalhado, tendo particularidades que variam de acordo com a operadora, com o medicamento solicitado e com cláusulas especiais que podem ser impostas, por exemplo, dependendo do número de exames realizados em um dia pelo paciente.
Sempre que o médico realizar um procedimento, então, é necessário detalhar todas as informações na ficha, incluindo honorário médico e a relação de todos os insumos que foram utilizados na consulta.
Além de ser difícil controlar tantas variáveis, esse grau de detalhamento reduz a produtividade no consultório. Muitas vezes, o profissional médico não tem o tempo necessário para dedicar ao preenchimento das fichas com exatidão e precisa terceirizar essa função, aumentando o gasto com recursos humanos.
Como fazer corretamente o faturamento dos convênios
Para realizar o faturamento dos planos de saúde de forma correta, existem vários passos importantes que precisam ser seguidos. Cada lote mostra um conjunto de procedimentos realizados pelos profissionais, em um determinado tempo.
Esses lotes podem envolver a inclusão ou exclusão de procedimentos, seguidas das conferências e do fechamento, podendo inviabilizar ou modificar o lote. Os fechamentos geram um extrato dos procedimentos feitos pela instituição e que serão cobrados pela operadora de saúde.
Após enviar esses lotes, existe o período hiato no qual esse fica fechado e o documento fica retido com o convênio para a conferência das informações. Em seguida o material é processado e o pagamento é efetuado na conta da organização de saúde.
Depois disso, o estabelecimento recebe o extrato do pagamento feito pelo convênio. É essencial conferir se existem casos não aprovados ou não pagos — chamados de glosas. Caso exista algum procedimento sem cobertura, é necessário identificar a falha, corrigir o erro e enviar novamente as glosas em um novo lote.
Vamos entender melhor o que são glosas e como elas podem ser evitadas.
Glosas: uma falha de faturamento a ser evitada
Glosa é o termo que se utiliza quando o plano de saúde não paga aos hospitais, clínicas, laboratórios ou ao profissional liberal os valores referentes às consultas, medicações e materiais cobrados por essas instituições.
Os principais motivos pelos quais acontecem glosas são os erros no preenchimento do prontuário, as divergências entre o que é prescrito e o procedimento ou mesmo entre quantidade e marca cobertas pela operadora. Outro erro comum é o não preenchimento do número da carteirinha na guia de autorização, o que chama atenção para a necessidade de uma equipe bem treinada e de rotinas sistematizadas.
Tipos de glosa
Glosa administrativa
Ocorre quando valores e quantidades faturadas divergem daquilo que é estabelecido por contrato, seja por falta de conhecimento da norma ou por erro de digitação, cálculo equivocado ou preenchimento da guia de autorização. Em geral, para resolver esse tipo de glosa, basta corrigir os dados e enviá-los novamente ao convênio.
Glosa linear
É a negativa do faturamento que não é justificada pelo convênio, que se dá por algum motivo interno da operadora. Como nem sempre são prontamente comunicadas aos interessados, a gestão da clínica deve ter controle rigoroso da identificação de contas para que possa entrar com os recursos que são de direito e evitar maiores prejuízos.
Glosa técnica
Acontecem mais raramente, quando algum procedimento médico é contestado e faz-se necessária a avaliação por um auditor técnico, que conferirá a conduta, anotações e prescrições no prontuário. Geralmente, são causadas por inconsistências nos dados e métodos aplicados no atendimento do paciente, desde o período de internação até os medicamentos utilizados.
Como evitar o problema
Treinamento da equipe
Não é difícil identificar que grande parte das glosas se deve às falhas humanas e ao desconhecimento dos contratos entre operadoras e serviços de saúde. Evitar esse tipo de problema não só protege as finanças da clínica, garantindo a aprovação dos faturamentos, como evita um enorme desgaste desnecessário da sua equipe.
Por isso, é importante sistematizar todos os detalhes do atendimento e cumprir adequadamente as etapas desde o momento do registro até o envio final à operadora. O primeiro passo é cadastrar corretamente as informações necessárias à configuração do sistema de gestão.
Depois, é necessário que a equipe da recepção esteja capacitada para preencher com atenção os dados, que conheça indicações e vínculos de materiais e medicamentos. Os funcionários devem saber como fazer o faturamento de convênios, mas devem também conhecer o que pode ou não ser cobrado e por qual motivo, isto é, entender o processo como um todo.
Prontuário eletrônico
O prontuário eletrônico oferece inúmeros benefícios, entre eles, a possibilidade de padronizar processos, de conferir a prescrição de procedimentos e, sobretudo, de reduzir rotinas manuais muito propensas a equívocos.
Sistema de Gestão em Saúde
Sistemas de gestão previnem a ocorrência de glosas, porque permitem controlar processos e fluxos de informação que, frequentemente, se perdem na comunicação entre clínica e operadora. Com esse tipo de ferramenta é possível identificar as glosas que foram aceitas, assim como as justificativas para cada convênio, facilitando a análise do processo em casos que a judicialização será necessária para a recuperação de ativos.
Um software de gestão pode otimizar o processo
Realizar o faturamento dos planos de saúde não é coisa fácil e precisa de muita atenção e cuidado. Essa, que pode ser uma das maiores dificuldades na hora de gerenciar processos, pode ser facilmente transformada com o uso de um software correto.
Todo o processo de faturamento de convênios pode ser otimizado e facilitado com o apoio da tecnologia. Com um software de gestão clínica especializado é possível automatizar as atividades, reduzindo possíveis erros e aumentando a produtividade.
Essa automação permite evitar as falhas de faturamento, resultando na diminuição significativa de glosas. Assim é possível, cada vez mais, gerar resultados positivos que facilitam a rotina de trabalho com agilidade e credibilidade.
Como escolher o melhor software de faturamento
Primeiramente é essencial fazer uma boa pesquisa de mercado, conhecendo as funcionalidades de cada programa e entendendo quais as necessidades que você tem. Priorizar as plataformas com tecnologia em nuvem pode ser uma boa escolha, já que essas ferramentas apresentam maior segurança, com mais facilidade de implementação e utilização.
Busque uma solução que ofereça de forma prática o controle financeiro que sua clínica precisa, com movimentações financeiras em tempo real e acompanhamento de resultados mensais.
O Shosp reúne em um único sistema todas as informações sobre o seu faturamento, fazendo com que você adquira total controle sobre os gastos, lucros, itens faturados, pagos e glosados.
Além disso, nosso software de gestão de faturamento permite a realização de vários outros processos, como:
- balancete contábil;
- conciliação bancária;
- contas a pagar/receber;
- controle de mensalidades;
- emissão de nota fiscal e recibos;
- gerador de orçamentos integrado com vendas;
- gestão de créditos do paciente;
- movimento de conta e caixa;
- plano de assinaturas;
- plano de contas e centro de custos;
- recebimento online do paciente;
- recebimento progressivo;
- repasse médico;
- taxas por bandeira de cartão de crédito.
Dicas para aumentar o faturamento da sua empresa
Depois de todas essas informações, separamos aqui algumas dicas essenciais para você aumentar o faturamento e o lucro da sua empresa.
Faça um diagnóstico
Antes de tomar qualquer decisão para aumentar o seu faturamento, é necessário que você faça um diagnóstico financeiro para entender como anda a situação da sua empresa. Além de calcular o faturamento dos planos de saúde e o seu lucro, você precisa prestar atenção a outros indicadores importantes:
- capital de giro;
- custo de aquisição de clientes (CAC);
- margem de contribuição;
- número de clientes;
- receita por cliente;
- volume de vendas.
Assim você conseguirá identificar gargalos atuais e traçar estratégias que façam sentido de acordo com cada ponto que precise ser melhorado.
Controle os custos e despesas
Controlar as despesas e custos é fundamental para garantir saúde financeira em sua clínica. Ao comparar suas vendas e faturamento é preciso perceber possíveis gastos excessivos.
Procure classificar e acompanhar de perto todos os seus gastos, cortando tudo aquilo que for possível sem perder ou afetar a qualidade dos seus serviços. Negociar com fornecedores, economizar em material de escritório, digitalizar arquivos ou terceirizar atividades podem ser maneiras de começar a economizar.
Invista em marketing
Engana-se quem achar que marketing não é investimento. É essencial para seu consultório investir em estratégias que garantam conhecimento e melhorem a experiência dos pacientes.
Nesse processo, usar um software médico, como falamos, pode ser essencial para garantir melhores e maiores resultados, além de otimizar todas as ações em uma única plataforma.
Agora que você já sabe como fazer o faturamento de convênio de plano de saúde com excelência, queremos saber: quais são as principais dificuldades que você enfrenta para melhorar os processos dentro da clínica?
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