Como o empreendimento que é, seu consultório precisa ter seu fluxo de caixa sempre organizado. Se como gestor você tem um controle efetivo das finanças e compreende os processos financeiros internos, você se torna capaz de descobrir formas mais vantajosas para reinvestir seu capital.
O fluxo de caixa é o registro das transações financeiras de seu negócio. É a ferramenta financeira mais básica e a mais útil para qualquer negócio — ele separa as entradas e as saídas de dinheiro para, depois, verificar o lucro ou prejuízo dos períodos analisados.
Você pode manter seu controle de caixa manual, ou pode utilizar uma ferramenta - às vezes até mesmo pelo seu smartphone - para lhe ajudar na gestão de suas finanças. Como administradora, sinto-me na obrigação de lhe alertar que o controle automatizado, por meio da tecnologia disponível, é sempre mais eficiente que o manual. Mas fica a seu critério a escolha!
Independentemente de sua decisão, peço apenas que se atente para a importância de um controle financeiro eficaz.
Agora que você já sabe da importância de controlar seu fluxo e caixa e assim que terminar de ler este artigo vai buscar a melhor ferramenta para sua realidade (não é mesmo?), vamos conversar um pouco sobre como fazer esse controle.
Existem algumas boas práticas que podem contribuir para otimizar a forma como você organiza o fluxo de caixa de seu consultório ou de sua clínica. Dentre elas separei 5 dicas para hoje. Confira!
1. Crie categorias
Separe as transações de acordo com um tema.
Por exemplo, em relação às despesas, crie categorias, como manutenção elétrica do consultório, gastos com equipe ou com materiais de papelaria, contas de energia e telefone... tudo o que for coerente com os seus gastos. Crie grupos também para as entradas, como receitas com procedimentos, consultas ou com vendas de produtos.
2. Separe bem as despesas pessoais das do consultório
Não separar corretamente é o maior equívoco que pode ser cometido e você poderá perder o controle de suas finanças caso isso aconteça.
Sem essa separação, você poderá correr o risco de consumir uma parcela do dinheiro de seu consultório que seria responsável por cobrir uma despesa essencial, como aluguel ou o salário de um funcionário. Também, do contrário, pode acontecer de você ter que investir um dinheiro seu para cobrir despesas do consultório. Separe corretamente e aproveite seus lucros.
3. Dê atenção aos extratos bancários, notas fiscais e comprovantes de pagamento
Sabe aqueles comprovantes de pagamento no débito ou no crédito que você não pede? Tem também aquela leitura dinâmica de seus extratos em que somente o saldo final importa para você? O acompanhamento detalhado do seu fluxo bancário é importantíssimo.
Se você fizer uma análise aprofundada deles, perceberá as inconsistências de seu fluxo de caixa. Pode ser, por exemplo, que um cheque não tenha sido depositado ou sacado no momento correto, evitando que você seja pego desprevenido.
E fazer isso manualmente pode ser cansativo. Por isso lá no início já lhe orientei que o controle automatizado é tão mais eficiente. Vê agora?
Existem alguns softwares de gestão para clínicas e consultórios que podem facilitar a forma como você conduz questões burocráticas do seu consultório. Voltados para os profissionais da área de saúde, eles controlam a entrada de cheques, contas bancárias, movimento do caixa, controle de contas, fechamento de caixa e emissão de notas fiscais. Além disso, as análises ficam bem mais práticar com relatórios intuitivos.
4. Analise todos os dados
Pouca será a eficácia dessas dicas se, em nenhum momento, você não verificar as informações que coletou.
Perceba qual setor do seu consultório lhe custa mais e como você poderá otimizar os processos dele, quem são seus maus pagadores, em que períodos você tem uma maior entrada ou uma maior saída. Os relatórios de que falei agora há pouco vão te ajudar muito nesse passo. Tendo consciência sobre essas informações você conseguirá administrar melhor o dinheiro do seu consultório.
5. Faça um planejamento
O ciclo de uma boa gestão consiste em: planejar, executar, analisar e mensurar. Depois voltando para o planejar e assim por diante.
Através do planejamento você poderá fazer projeções, determinar em que áreas pretende fazer investimento e corrigir erros de gestão passados. É ideal também estabelecer alguns objetivos financeiros para o futuro. Quando você sabe aonde quer chegar, você planeja melhor seus passos no presente e fica mais preparado para possíveis imprevistos.
Ainda precisa de mais dicas de gestão financeira? Confira o nosso post com 7 dicas para organizar sua clínica e aumentar os lucros.
Como você costuma organizar o fluxo de caixa do seu consultório? Tem alguma prática que não mencionamos aqui? Compartilhe conosco!
