Trabalhar com o atendimento de pessoas é algo bastante dinâmico, considerando tudo o que pode acontecer no dia a dia de cada um, impactando diretamente na gestão de tempo dos envolvidos no trabalho e, inclusive, na vida pessoal dos gestores.
Isso é bastante agravado na rotina de uma clínica, afinal, as tarefas giram em torno do cuidado com os pacientes e, assim, inconvenientes e imprevistos sempre podem ocorrer. Mas isso pode ser consideravelmente melhorado através de algumas dicas bem simples. Conheça-as a seguir!
Use uma agenda
Esta pode parecer uma dica de gestão de tempo um tanto quanto óbvia, mas são vários os casos em que as pessoas que trabalham na área da saúde simplesmente ignoram o excelente recurso que é a agenda.
Atualmente, existem ferramentas bem mais eficientes do que as antigas encadernações em papel, como aplicativos de smartphone, softwares de gestão e, até mesmo, soluções de organização que alertam você, com riqueza de detalhes, quando seus compromissos estão se aproximando. Isso faz com que você não tenha problemas com esquecimentos ou acontecimentos inesperados em sua programação.
Meça o tempo de suas consultas
É claro que, na rotina de uma clínica, cada tipo de atendimento é diferente, podendo demorar mais ou menos dependendo da complexidade. Mas, ao longo do tempo de medições, você vai perceber que é possível calcular uma média de tempo — o que permitirá que você se programe de forma mais assertiva para, assim, ter condições de programar tarefas e atividades extras sem comprometer o atendimento aos pacientes ou sua vida particular.
Organize processos e fluxos de tarefas
Evite centralizar todos as atividades administrativas. Uma boa solução para isso é definir processos padronizados para todas as tarefas da clínica, como recepção de pacientes, marcação de consultas, contato com fornecedores, entre outros. A partir disso, você terá condições de delegar funções a todos os envolvidos no trabalho da clínica, fazendo com que a sua gestão de tempo seja menos comprometida com questões que não envolvam o atendimento aos pacientes.
Tenha disciplina com a pontualidade
Por mais que você tome medidas para a organização — como trabalhar com agendas e planilhas, sistemas informatizados ou implantar padrões e acompanhamento de indicadores —, nada disso irá adiantar se você não for pontual.
Seja disciplinado a ponto de cumprir religiosamente todos os compromissos previstos em sua agenda — caso contrário, você colocará tudo a perder na tarefa de gerir melhor o tempo em sua clínica. A parte principal desse processo é sempre você mesmo!
Trabalhe com um software de gestão de clínicas
Algo que lhe auxiliará bastante na gestão de tempo em sua clínica é poder acompanhar de forma integrada tudo aquilo que acontece no local. Além do controle dos atendimentos, um software de gestão lhe permitirá fazer a administração logística, verificar estoques e outras relações com fornecedores, programar alertas — inclusive de datas e horários de consultas —, e diversas outras funções que facilitarão bastante a rotina em sua clínica, reduzindo problemas com atrasos causados por imprevistos e erros de confecção de documentos.
Gostou das nossas dicas para melhorar a gestão de tempo em sua clínica? Então, aproveite para ler também nosso artigo sobre como organizar a agenda do seu consultório!
