Quem trabalha com gestão da clínica médica precisa estar sempre buscando por alternativas que melhorem a rotina dos profissionais, não é mesmo? Nesse sentido, o texto de confirmação de consulta surge como um elemento que pode contribuir de maneira significativa para o bom atendimento dos pacientes.
Na prática, a importância da confirmação de consulta é vital para o bom andamento da clínica, contribuindo não só para que haja menos desistência, como também para a otimização das tarefas.
Sendo assim, explicaremos detalhadamente qual a importância do texto de confirmação de consulta. Então, acompanhe a leitura e saiba mais sobre o assunto!
Entenda a importância do texto de confirmação de consulta
A rotina da clínica médica impõe ao gestor a necessidade de estar sempre atento aos mais diversos aspectos do negócio, desde as questões financeiras, passando pela gestão da equipe até as melhorias para prestar um atendimento eficiente para os pacientes.
No que se refere ao atendimento dos pacientes é imprescindível que sejam adotadas práticas que garantam a satisfação deles e que contribuam ativamente para a fidelização.
É exatamente nesse contexto que surge o dever de cuidar com carinho dos textos usados para a comunicação com os pacientes. Independente da via utilizada é preciso dedicar tempo e atenção para padronizar o atendimento e garantir que ele seja amistoso, gentil e, até mesmo, acima das expectativas das pessoas.
Conheça os canais disponíveis para confirmar o atendimento
Como dissemos, são muitos os canais disponíveis não apenas para a comunicação cotidiana, como também para a confirmação das consultas. A escolha por cada um deles deve ser feita de maneira criteriosa que considere as circunstâncias de cada paciente e o volume de informações que serão transmitidas.
WhatsApp Business e SMS
Funciona assim, as mensagens via WhatsApp Business e SMS devem ser usadas para comunicados curtos e objetivos e, de preferência, para pacientes habituados com tecnologia.
Já as mensagens que serão enviadas por e-mail podem ser reservadas para informações mais longas e que digam respeito aos conteúdos institucionais e educativos da clínica.
Telefone
Por fim, o telefone pode ser usado como meio de comunicação para os pacientes mais idosos que não gostam ou não usam Smartphones e seus respectivos aplicativos e recursos.
Use uma abordagem empática nos textos escritos
No caso da escrita, é preciso tomar alguns cuidados uma vez que os textos escritos não carregam consigo a entonação da voz, nem tampouco as expressões faciais e corporais que fazemos quando nos comunicamos presencialmente.
Para uma abordagem bem-sucedida no texto de confirmação de consulta, tenha os seguintes cuidados:
Adote uma escrita empática
Uma escrita empática é aquela que busca um tom que vai além do profissional, que é cordial, amistoso, leve e simpático, sem parecer forçado ou falso. Treine seus atendentes para serem naturais, sem, contudo, forçarem intimidade com os pacientes.
Cuide da ortografia
A língua portuguesa precisa ser respeitada nos textos escritos, não apenas para passar profissionalismo, mas também para garantir a assertividade da comunicação, portanto, cuidar da ortografia é fundamental.
Evite mensagens robotizadas
Nada mais desagradável do que se comunicar com alguém que apenas repete mensagens padronizadas e que parece um robô. Um atendimento humanizado, derruba o desconforto de algumas pessoas e proporciona espaço necessário para o paciente esclarecer dúvidas e se sentir acolhido.
Agora que você já sabe a importância do texto de confirmação de consulta, adote as nossas dicas para melhorar os processos da clínica, atrair novos pacientes e fidelizar os que já existem.
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