Por todo o Brasil, clínicas das mais diferentes especialidades recebem e cuidam dos mais diferentes pacientes e suas respectivas necessidades. Mas por mais diferentes que sejam o modelo de atenção adotado por essas clínicas, seus portes, suas especialidades e serviços prestados, todas elas se encontram em um ponto comum: os desafios da gestão.
A gestão de clínicas, inevitavelmente, passa por desafios como: gerenciar os horários dos médicos e os agendamentos dos pacientes, prestar o atendimento aos pacientes e registrar sua história clínica, controlar recebimentos e pagamentos, monitorar e atualizar seus estoques, atrair novos pacientes, fidelizar pacientes antigos… e por aí vai! Muito assertivamente, é bem comum que as clínicas contratem um software médico para ajudá-las nesses desafios. E o artigo de hoje é dedicado a esse tema
Qual o melhor software para minha clínica, minhas necessidades específicas e minhas expectativas?
Para refletirmos sobre essa pauta, é preciso dividir os softwares para clínicas, grosseiramente, em dois grandes blocos: os softwares sob demanda e os softwares de prateleira. Esses dois “blocos” ainda se subdividem em outras camadas e critérios, mas para a reflexão que proponho hoje, trabalharemos apenas essa divisão.
Vou falar melhor sobre cada um desses modelos, no intuito de que assim você consiga concluir os prós e contras de cada um, e então possa tomar uma decisão mais amparada aí para sua clínica. Vamos lá!
Softwares sob demanda
Como disse há pouco, os grupamentos de sistema para clínica ainda se subdividem muito além dos dois blocos que propus. E aqui nos softwares sob demanda, por exemplo, a gente pode explorar os sistemas que são desenvolvidos totalmente do zero, por uma software house, por exemplo, bem como os sistemas que já vêm prontos, mas que possuem um altíssimo nível de personalização para cada clínica.
Resumidamente, na primeira opção você contrata uma empresa de tecnologia (software house), passa pra ela todos os seus requisitos, dores, desejos e tudo o que você espera que seu sistema para clínica contemple; a partir de toda essa informação, seu software será desenvolvido. Na segunda, você conhece e analisa os módulos já existentes do software e a partir deles você pede as alterações ao time de desenvolvimento, que vai personalizá-los adicionando, modificando ou retirando recursos. Um excelente exemplo dessa segunda opção são os ERPs hospitalares.
Em qualquer dos casos, um ponto a respeito dos softwares sob demanda é certo: ao escolher esse modelo de negócios você e sua clínica terão uma equipe de profissionais altamente capacitados, dedicados exclusivamente ao seu negócio e às suas demandas e expectativas. A grande vantagem desse primeiro bloco, portanto? A personalização: a adaptação a exatamente o fluxo/funcionamento que você deseja ou imagina para o seu negócio.
Você sabe me dizer a consequência prática de você ter um time de profissionais altamente capacitados, dedicados exclusivamente ao seu negócio? Acertou quem disse alto investimento financeiro. É até bastante lógico isso, não é mesmo?
Normalmente os softwares sob demanda são precificados com um investimento inicial pelo custo do desenvolvimento do projeto em si, além de mensalidades (ou anuidades ou qualquer outro tipo de recorrência) para manutenção, reparo, atualização e suporte para a utilização da ferramenta.
Além do alto investimento financeiro, os softwares sob demanda (especialmente os que são construídos totalmente do zero), vão te exigir mais paciência e controle de expectativas para que o resultado final, na sua visão, não seja algo como este cavalo aqui:
Brincadeiras à parte, softwares sob demanda definitivamente irão lhe proporcionar um resultado muito exclusivo adaptado à maneira pela qual você conduz os processos internos na sua clínica. Com certeza isso é uma vantagem incrível desse modelo. Então, se você possuir os recursos financeiros, o tempo necessário para a espera, e souber fazer um bom alinhamento de expectativas junto à comunicação com o time de tecnologia, ele pode ser a escolha certa para sua clínica.
Softwares de prateleira
Nos tempos do CD, ou mais antigo ainda com os disquetes, esse modelo de software seria daqueles que a gente comprava em uma banca de jornais e instalava no computador. Hoje os softwares de prateleira ainda podem ser adquiridos dessa maneira, ou baixados diretamente nos sites dos fornecedores. Ou ainda, podem funcionar no modelo de assinatura (os chamados SaaS).
Nas duas primeiras opções a precificação dos sistemas costuma ser bem similar aos softwares sob demanda. Isto é, também é comum que se pague um valor inicial pela aquisição/instalação do software de prateleira, e um valor recorrente para manutenções, atualizações e suporte. A diferença seria na ordem de grandeza dos valores de um e do outro.
Já na terceira opção, do sistema para clínica em modelo SaaS, pode ser que você não pague nada de início ou você pode pagar uma taxa de implantação para que o time de atendimento case os processos internos da sua clínica ao que os recursos do software podem oferecer. Além disso, a precificação do modelo SaaS é feita pelo pagamento de alguma recorrência (anual, mensal, semestral…) em troca do direito de uso da plataforma, e com isso já estão inclusas atualizações, manutenções e suporte.
O software por assinatura, diferentemente de todos os outros que eu falei até aqui, não pertence à sua clínica. Eles são da empresa fornecedora e enquanto você assinar, você pode utilizá-los. Caso você cancele o uso, você ainda terá direito aos seus dados (afinal, eles são sempre seus), mas eles não ficarão mais organizados dentro de uma estrutura sistêmica. Nesses casos, de cancelamento da assinatura, é comum que seus dados sejam transportados para planilhas de Excel, por exemplo.
Para os softwares instalados, o produto é seu. Ou seja, caso você pare de pagar pelas manutenções e atualizações, seu sistema para clínica vai ficar defasado, mas vai continuar lá - disponível para qualquer momento em que você quiser acessar, com seus dados ainda estruturados sistemicamente.
Em qualquer dessas três opções, se você quiser investir pouco e começar logo a usar um sistema já validado por milhares de outras clínicas, então os softwares de prateleira podem ser a escolha certa para sua clínica.
Uma pausa para falarmos especificamente dos sistemas SaaS
Quando a gente desenvolve algo para nossa própria necessidade, sem dúvidas a personalização e a adesão às nossas expectativas são pontos positivos. Já falamos sobre isso lá nos softwares sob demanda. De qualquer forma, quando a gente escolhe desenvolver algo personalizado, nós ficamos restritos a apenas os nossos próprios processos internos e à nossa visão de gestão.
Explico.
Dentro da sua clínica você já tem estabelecidas as formas de conduzir os processos internos. Isto é, os critérios para agendar um determinado serviço, ou para atender um paciente, ou para fazer seu faturamento TISS e por aí vai. Isso significa que você conhece e foca apenas no seu, na sua clínica e nos seus processos. Consequentemente você vai, cada vez mais, conhecer e se aprofundar apenas nas suas próprias práticas.
Tá, Rodolfo, mas e daí?
Bem, e daí que além da sua clínica, como disse lá no começo do artigo, Brasil afora existem várias outras clínicas que conduzem seus processos, possivelmente de maneira diferente da sua. E essa é a grande beleza e a riqueza do modelo SaaS. Em bom português, ao assinar um software que várias outras clínicas também usam, você passa a ter acesso às práticas de gestão que outros gestores de sucesso utilizam.
Vamos lá, vou tentar ser mais claro.
Um software SaaS atende a milhares de clientes, com diferentes demandas e necessidades. Além disso, essas milhares de clínicas têm gestores com diferentes conhecimentos e práticas de gestão. Todos os clientes, com suas demandas, conhecimentos e ideias, têm acesso ao time de suporte das empresas que lhe fornecem a assinatura do software e os times de suporte/atendimento dessas empresas têm acesso aos respectivos times de desenvolvimento.
Com essa troca constante, softwares de modelo SaaS estão constantemente sendo melhorados, atualizados. E essas atualizações não são feitas com base no pedido unicamente da sua clínica, mas sim, do compilado de todas as clínicas que são atendidas pela empresa. Você consegue entender a riqueza desse modelo?
Aqui, assim como nos softwares sob demanda que são desenvolvidos do zero, é preciso que você tenha uma boa gestão de expectativas. Afinal, se você fizer uma solicitação ao time de suporte e ela não for atendida, ou se levar meses ou mesmo anos para ser desenvolvida, pode ser que isso te frustre. Mas posso te dizer uma coisa? Se é isso que acontece contigo, você está olhando a situação por uma perspectiva equivocada. Pois é, equivocada… foi isso mesmo que eu disse.
Fazer uma solicitação de melhoria no software e ter sua demanda prontamente atendida é coisa para aquele primeiro modelo de sistema para clínica que eu trouxe aqui nesse artigo. Demandas prontamente atendidas acontecem nos softwares desenvolvidos sob demanda para a sua clínica. Se é essencial pra você que um pedido feito seja um pedido necessariamente executado, então o melhor pra sua clínica é contratar uma empresa de tecnologia e desenvolver.
Mas, Rodolfo, ainda não entendi, por que você disse que existe tamanha riqueza nos softwares SaaS?
É simples. Ao atender aos pedidos de milhares de clínicas, as empresas de SaaS têm uma visão do todo, do mercado de saúde de maneira mais ampla, e das mudanças que às vezes você sequer tem conhecimento ainda e que são trazidas até a sua clínica justamente pelo fato de você assinar um software desse modelo. Percebe a beleza?
Os mercados estão constantemente mudando e evoluindo. Na saúde isso não é diferente, você sabe! Paralelamente, os serviços de assinatura são os que melhor acompanham esse ritmo e consequentemente também estão sempre mudando e evoluindo.
Recapitulando nossa reflexão até aqui
Softwares sob demanda
podem ser construídos do zero, especificamente para sua clínica
podem vir de módulos já existentes, altamente personalizados para sua clínica
Seja na opção a ou na opção b, ao escolher esse tipo de sistema para sua clínica, você fará um alto investimento financeiro, possuirá um produto exclusivo e terá uma rápida resposta a eventuais pedidos de implementações (pagando por isso, é claro).
Softwares de prateleira
são instalados, seja por CD ou por um link disponível no site do fornecedor
alocados fisicamente nos servidores da empresa, disponíveis por assinatura
Aqui nesse bloco, em qualquer das opções o seu investimento financeiro é consideravelmente menor do que nas opções do bloco anterior, o mesmo software que você utiliza outras clínicas vão utilizar também, e implementações específicas não costumam acontecer. Também, aqui, cabe uma ressalva adicional quanto aos softwares por assinatura que é: ao deixar de assiná-lo, você deixa de ter seus dados organizados de maneira sistêmica e passa a ter um registro dessas informações apenas em documentos - comumente planilhas de Excel.
E aí, qual é o melhor sistema para clínicas?
Acho que com tudo o que refletimos aqui, posso responder, sem sombra de dúvidas e com bastante tranquilidade que: depende!
É, depende.
Se, mesmo após todos os pontos contra e a favor de cada tipo de software, você ainda não tem segurança para escolher o da sua clínica, deixo aqui um exercício que pode lhe ajudar. Faça a si mesmo e aos seus sócios as seguintes perguntas:
Estamos dispostos a investir (muito) para termos um produto só nosso?
Ou preferimos investir bem menos e usar um produto que outras clínicas usam?
Estamos dispostos a esperar meses até ter um sistema com a nossa cara?
Ou é melhor começar logo com o que existe disponível no mercado?
Para nossa clínica, é imprescindível que toda sugestão seja implementada?
Ou ter acesso às práticas de gestão de outras clínicas vai enriquecer nossos processos internos?
Nós precisamos que o software seja nosso?
Ou, em um eventual cancelamento, o que importa são apenas os dados mesmo?
Qualquer que seja a conclusão a que vocês cheguem, foquem sempre no controle de suas expectativas. Tome decisões conscientes e saiba o que esperar da escolha feita! Afinal, aquele cavalo mal acabado só é divertido no meme. Na vida real não tem nenhuma graça iniciar a adoção de um sistema para clínica com a expectativa lá na lua, e acabar com um “boneco de palito” na mão.
Todos os softwares têm vantagens e desvantagens. Se você contratar um sistema para sua clínica, você já está no lucro.
Então, pra finalizar, agora que você sabe um pouco mais sobre os pontos contra e a favor de cada um desses modelos, o próximo passo é decidir. Quais pontos desfavoráveis você está disposto a abraçar, para ter os pontos favoráveis que lhe são mais importantes?