Ter uma agenda de consultório médico lotada pode ser um sinal de que o local é requisitado e de boa qualidade. No entanto, nem tudo são flores: a superlotação significa frequentemente que os pacientes que ficaram de fora da agenda podem solicitar insistentemente o encaixe de consulta, o que os profissionais nem sempre sabem como lidar.
Afinal de contas, uma agenda cheia exige organização do responsável pela marcação para trabalhar com os horários, consultas e situações de encaixe. Caso contrário, isso pode ocasionar estresse na secretária e danos colaterais para os médicos e pacientes, como atrasos nas outras consultas.
Para ajudar você a diminuir suas dores de cabeça, preparamos este post com algumas dicas que facilitam a organização desse procedimento. Continue a leitura e confira!
Conheça sua rotina
É natural que cada estabelecimento lida com encaixe de consulta do seu modo, e alguns lugares podem ser mais rígidos ou flexíveis. Afinal, tudo depende essencialmente de como é a rotina do ambiente. Você já parou para pensar como é essa rotina?
Por exemplo, quanto tempo aproximadamente o médico leva para atender cada paciente? A partir de respostas como essa, você estipula o número médio possível de pessoas a serem atendidas em um dia. Outro questionamento importante a ser considerado são as especificidades de cada consulta, já que as de retorno e procedimentos podem ser mais longas.
Não se pode esquecer também de relevar a rotina do médico como profissional da área: você trabalha em outras clínicas? Quanto tempo de deslocamento leva entre uma e outra? Precisa de pausas durante cada atendimento? Essas e outras respostas se tornam um guia facilitador para criar uma política de encaixe de consulta.
Tenha um protocolo para pedidos de encaixe
Após estabelecer um guia de consultas, fica mais fácil saber quando um paciente pode ou não ser encaixado na agenda e criar um protocolo para definir essas regras. Por exemplo, algumas pessoas podem receber prioridade no atendimento, como os mais debilitados e os que passam por um acompanhamento específico.
E, ainda, há os casos de emergência e urgência. Na primeira situação, os pacientes devem ser orientados a procurar um pronto-socorro. Já na segunda, você deve encaixar a pessoa, para isso, leve em conta a intensidade de queixas e sintomas.
Porém, é importante saber dizer não para algumas situações, por isso a necessidade de criar um protocolo. A partir das políticas criadas, o responsável pelo agendamento sabe em quais circunstâncias o encaixe pode ocorrer e quando isso geraria danos colaterais.
Organize sua agenda de modo flexível
Desde o primeiro agendamento, é preciso considerar a possibilidade de ocorrer imprevistos e trabalhar a flexibilidade. Ao fazer isso, fica mais fácil abrir a agenda em caso de necessidade de encaixe de consulta.
Assim, sempre que possível, procure realizar o agendamento para horários menos tumultuados. Outra dica é tolerar uma margem de atraso entre uma consulta e outra e agendar o atendimento com base nisso. Afinal, caso alguém se atrase ou uma consulta se estenda, a programação será pouco afetada por isso.
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